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Cliente satisfeito é sinônimo de um negócio de sucesso. Isso vale para empresas de qualquer setor, inclusive para os cartórios extrajudiciais. Então, para saber se você, Titular, já está fazendo o máximo para garantir essa satisfação e conferir dicas valiosas a respeito, leia este artigo!

 

Todos os dias, muitas pessoas passam pela sua serventia.

E o que garante que, quando for preciso, essas pessoas retornarão ao seu cartório?

É senso comum o pensamento de que todos preferem retornar a um local que oferece menor preço.

Mas, levando em conta que os valores cobrados pelos cartórios são tabelados, tentar trabalhar com preços mais competitivos para conquistar clientes fica fora de questão.

Por isso, com certeza, podemos dizer que é a experiência que elas têm no seu cartório, ou seja, o grau de satisfação com os serviços prestados, o fator que faz a diferença.

Essa é uma realidade para qualquer segmento, sabia?

De acordo com o portal Mercado & Consumo, o bom atendimento é essencial para 94% dos consumidores.

Assim, preparamos este conteúdo para ajudar você a descobrir como está a satisfação do seu público e como adotar ações para melhorá-la.

Vamos lá?

 

Conheça seus clientes

Antes de mais nada, entenda a opinião atual dos seus clientes realizando uma pesquisa de satisfação.

Peça que avaliem a qualidade e agilidade do atendimento, se o problema foi resolvido, se as expectativas foram atendidas e solicite sugestões, assim como uma avaliação sobre o cartório em geral.

Isso pode ser feito de maneira simples, seja com um formulário on-line, seja no papel.

Observe o dia a dia do cartório, circule entre as pessoas, analise expressões, converse. Sinta como é o clima.

Só depois de entender se – e o que – pode estar desagradando seus clientes, você poderá traçar estratégias para melhorar.

Mas ATENÇÃO: isso deve ser feito com frequência. Afinal, necessidades mudam, os membros da sua equipe também, e seus processos precisam se manter atualizados para acompanhar tudo isso.

 

Agilidade é chave para a satisfação do cliente

Ninguém quer passar horas em uma fila. Ainda mais quando se tem um problema para resolver e outras demandas da vida para atender.

Por isso, a agilidade é uma das características que os clientes mais valorizam em qualquer lugar. Uma pesquisa feita pela Zendesk confirma isso!

E essa agilidade não depende apenas da boa vontade dos seus atendentes.

A melhor maneira de evitar filas é através de um sistema que gerencie os atendimentos, gere senhas personalizadas para cada tipo de serviço e automatize todo o processo.

Outro fator importante é o servidor de sua infraestrutura de TI.

É preciso que ele seja de alta qualidade para que, caso ocorra algum problema, seja capaz de dar continuidade ao atendimento em até 15 minutos, como determina o Provimento nº 74/2018.

 

Para garantir a satisfação do cliente, tecnologia é investimento certo

Já que estamos falando sobre agilidade, vamos falar também sobre como conquistá-la, no geral.

E a tecnologia é sua aliada.

Seu cartório pode ser de qualquer porte, ele sempre se beneficiará de softwares específicos para suas atividades.

Para reduzir as filas, além do que sugerimos anteriormente, é importante contar com a tecnologia para realizar atendimentos on-line.

Fazendo isso, seu cartório pode tirar dúvidas simples à distância, fazendo com que seu cliente não precise perder tempo comparecendo presencialmente.

Além disso, quando você automatiza um serviço, sua equipe consegue produzir muito mais.

Não apenas o tempo é otimizado, mas a qualidade do serviço também, já que um bom sistema reduz as chances de erros humanos.

Outra vantagem é a garantia de segurança de dados, que só tecnologia atualizada e de ponta pode garantir.

Se seu cartório é confiável, moderno e ágil, a eficiência aumenta, e a satisfação do cliente também.

 

Todo cartório é único, com necessidades específicas, inclusive no ambiente de TI. Por isso, você precisa conhecer as Soluções de TI Personalizadas da Siplan!

 

Empatia na cultura do cartório

Coloque-se no lugar do cliente e pergunte-se: como você gostaria de ser atendido?

É importante pensar que o problema do seu cliente é um problema SEU. E o sucesso dele, também.

Então, instrua a equipe do cartório nesse sentido, incentivando esse valor como parte da cultura.

Ofereça treinamentos não só sobre atendimento, mas também sobre inteligência emocional, para que todos sejam capazes de compreender momentos de estresse de quem passa pela serventia.

Assim, seu público se sente acolhido, respeitado e satisfeito!

 

Proporcione um ambiente físico agradável

Os cartórios já possuem essa imagem injusta de ser um local cheio de papel, de burocracia e de estresse.

Já passou da hora de mudar isso, e você pode ser um exemplo!

Invista em um ambiente agradável, onde as pessoas gostem de estar.

Limpeza impecável, cadeiras confortáveis, ar-condicionado, ambiente com café, água, talvez até mesmo alguns biscoitos disponíveis, são algumas das coisas simples a se oferecer, mas que fazem a diferença.

 

Incentive a criatividade na equipe

Sim, você não leu errado!

A criatividade de quem trabalha no cartório também é uma peça fundamental para conquistar e aumentar a satisfação dos clientes.

Nós associamos pessoas criativas a artistas, músicos, desenhistas, publicitários, escritores…, mas a criatividade é ESSENCIAL também em quem trabalha em outras áreas, como a tecnologia, administração e, sim, atendimento.

Pessoas criativas conseguem imaginar, ou seja, ANTECIPAR necessidades dos clientes.

Se um cliente precisa de um serviço x, por exemplo, e você já sabe que ele precisará dos documentos y e z, informe, sem ele nem precisar perguntar, onde ele consegue esses documentos e o que é necessário fazer.

Outra vantagem de trabalhar com pessoas criativas é que elas são capazes de pensar em novas formas de resolver problemas na rotina, assim como em resoluções para urgências inesperadas.

Elas também conseguem identificar meios de melhorar os processos dentro do cartório e criar maneiras ÚNICAS de atender as pessoas, de forma personalizada, para que todos se sintam compreendidos e especiais.

Como líder, você pode estimular esse comportamento na equipe.

Para isso, faça da serventia um ambiente inovador.

Incentive o compartilhamento de ideias, e não só ouça, como esteja disposto a testar essas sugestões.

Se não funcionar, tudo bem, parta para a próxima ideia e deixe que todos aprendam com o erro.

 

Cuide da equipe do cartório

A satisfação do cliente depende da satisfação de quem o atende.

Mesmo que os funcionários do cartório sejam altamente profissionais e tentem dar o seu melhor, é improvável que atinjam o melhor resultado se estiverem sofrendo com algo, como ansiedade, por exemplo.

Você pode ajudar nesse quesito também.

Faça com que o cartório seja um excelente lugar para se trabalhar.

Isso é possível realizando reuniões frequentes para alinhar expectativas e funções, fazer a melhor gestão do tempo para as tarefas e priorizar a organização para evitar estresse desnecessário.

Outras ações interessantes são promover palestras sobre o tema da saúde mental e se esforçar para que o ambiente de trabalho seja respeitoso, saudável e feliz.

Crie ainda programas de bem-estar no trabalho e incentive a participação de campanhas sobre saúde e autoaprimoramento.

Inclusive, que tal oferecer um vale-cultura? Ou mesmo presentear um funcionário todo mês com ingressos para um show ou cinema?

Além de cuidar do mental, isso ajuda também no quesito da criatividade, que citamos anteriormente.

Afinal, esses programas ampliam horizontes, abrem a mente das pessoas, que se tornam cada vez mais capazes de pensar de modo diferente e “fora da caixa”.

 

Conclusão

Quando seus clientes estão satisfeitos, além de retornarem, se tornam verdadeiros advogados da serventia, indicando seus serviços a amigos e família.

Nunca negligencie isso: assim, você se surpreenderá com a melhoria dos resultados.

Esperamos que este conteúdo tenha sido útil a você!

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