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Notário e Registrador: você investe na atualização tecnológica do seu Cartório?

Essa pode ser uma pergunta batida, já que o avanço tecnológico é um dos temas mais comentados há alguns anos. Porém, ainda há quem acredite que esse tipo de investimento é apenas um luxo, feito somente por grandes organizações.

Neste artigo, vamos explicar por que, na verdade, essa atualização não só é ESSENCIAL, como também é praticamente obrigatória para as atividades das serventias.

Já é senso comum que a tecnologia é importante para qualquer setor. Porém, vinha sendo algo opcional, para quem queria se modernizar.

Mas, com a pandemia da COVID-19, vivemos em um cenário no qual quem não tivesse acesso à tecnologia praticamente não conseguiria realizar atividades essenciais do dia a dia.

E os Cartórios sofreram esse impacto na pele.

Essa necessidade continua forte, e crescendo, mesmo com a pandemia se amenizando.

Atualização tecnológica está longe de ser algo exclusivo para grandes organizações. É o mínimo que um Cartório, de QUALQUER porte, precisa ter.

E agora vamos te contar todos os motivos, que vão fazer você correr para se atualizar AGORA.

Pegue seu café e boa leitura!

O que atualizar no seu ambiente de TI

Certo, é importante se atualizar. Mas onde?

Quando falamos sobre atualização tecnológica, o que vem à sua mente? São programas ultramodernos, difíceis de entender e utilizar? Algo além do seu conhecimento e complexo?

Temos uma boa notícia: manter a serventia atualizada é mais simples do que parece, na verdade.

Você precisa começar a atualizar O BÁSICO.

Qual Windows suas máquinas utilizam? Se não for a última versão, você tem um problema: atualize AGORA. Versões defasadas do Windows são uma porta aberta para invasões por hackers e outras ameaças cibernéticas.

E o que dizer do servidor e das estações de trabalho? Equipamentos de TI se tornam obsoletos em poucos anos, e a sua atualização por configurações mais novas são essenciais para poder utilizar as versões mais recentes dos softwares.

E o seu antivírus, qual é? Se for uma versão gratuita, é bandeira vermelha: mude agora para um bom e eficiente antivírus.

Verifique com profissionais especializados o que seu ambiente de TI precisa atualizar.

Pronto, agora que você cuidou disso, suas máquinas estão aptas para receber softwares mais modernos.

E sim, você precisa deles. Vamos explicar por que na sequência.

Assumindo a responsabilidade de um Cartório

Grande ou pequeno, um Cartório de Notas ou de Registro tem uma grande responsabilidade para com a sociedade, como você sabe.

Muito além de bater carimbos e ser um lugar cheio de burocracias, como alguns acreditam, um Cartório é o que torna possível o acesso a direitos e deveres de uma sociedade democrática.

Dada essa importância, um Cartório NÃO PODE se dar ao luxo de negligenciar a tecnologia, que é uma garantia de exercício mais eficiente e seguro de todas as suas atividades.

Segurança de dados no Cartório

Falamos de antivírus e não é à toa: o sequestro de dados por hackers é um risco sério que traz grandes prejuízos para as pessoas e para as empresas.

É por isso que esse fator, entre outros, não é apenas uma opinião de como seu ambiente de TI deve ser, e sim uma norma.

Como você já sabe, temos o Provimento 74, que estabelece os padrões mínimos de tecnologia da informação para segurança, integridade e disponibilidade de dados, e seu Cartório precisa estar dentro desses padrões.

Precisa de orientação especializada para cuidar da infraestrutura de TI do seu Cartório? Conheça o serviço de gerenciamento da SiplanControl-M!

Economia e sustentabilidade

Atualizar a tecnologia é muito vantajoso para o Cartório, mas também para o meio ambiente.

Empresas de todos os portes e setores estão investindo em ações sustentáveis.

Por isso mesmo a Anoreg/BR lançou o projeto Cartórios 2030, que foca na agenda 2030 de coordenação das Nações Unidas.

A agenda foi aprovada em 2018 e foi adotada por 193 países, inclusive pelo Brasil. São 17 objetivos de Desenvolvimento Sustentável e, no âmbito extrajudicial, há ações determinadas pelo Provimento nº 85/2019.

Assim, ao investir na tecnologia, o básico do sustentável já começa com a redução da utilização de papel, por exemplo.

Demais custos dentro do Cartório também são reduzidos, até mesmo o investimento desnecessário em mais funcionários.

Melhor experiência e satisfação do público

Investir em tecnologia é investir na satisfação dos clientes, o que reflete diretamente nos resultados.

Seu público terá acesso aos serviços extrajudiciais de modo mais prático, rápido e eficiente.

Além de os processos serem mais seguros, o cliente evita perder tempo em filas, com o deslocamento e com outros fatores que complicam a rotina diária, que é corrida para todos.

Promovendo essa satisfação, seu Cartório se torna referência.

Cartório mais produtivo

Outro motivo para investir em atualização tecnológica é o aumento da produtividade da equipe do Cartório.

Os softwares adequados são ferramentas imprescindíveis para acelerar as atividades, diminuir erros humanos e economizar tempo, inclusive, com treinamentos para o time.

Atualização tecnológica: tendência e obrigação

A atualização da tecnologia, é claro, deve ser constante, e é tão importante que não é mais uma questão de optar por ela ou não.

Como falamos no começo deste texto, a pandemia de Covid-19 acelerou essa necessidade. Tanto é que resultou na publicação do Provimento 100/2021, que trouxe a ferramenta eletrônica e-Notariado.

Mas não apenas os Cartórios de Notas viram a necessidade de se adaptar, pois o Governo Federal publicou, no final de 2021, a MP 1.085, determinando que os Cartórios de Registro deverão digitalizar seu acervo e oferecer serviços on-line até janeiro de 2023, através do SERP, Serviço Eletrônico dos Registros Públicos.

Naturalmente, para atender a essas determinações, um ambiente de TI atualizado já não é mais uma tendência para atingir melhores resultados: é realmente uma obrigação.

Agora que você já sabe os motivos para investir em atualização tecnológica, queremos convidá-lo a conhecer os serviços da SiplanControl-M!

Além de ajudar e orientar você a respeito das suas necessidades, temos softwares especializados para otimizar os serviços extrajudiciais, feitos para Cartórios de todos os portes.

Esperamos que este conteúdo tenha sido esclarecedor. Compartilhe com a equipe do seu Cartório e não deixe de continuar acompanhando nosso blog para mais artigos como este!