Dicas práticas para fechar o ano com SUCESSO em seu cartório
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Já estamos em dezembro, final do ano, final de um ciclo. Hora de descansar! Ou será que não? Ainda temos dias valiosos que podem ser usados para encerrar o ano com chave de ouro e melhorar os resultados de 2024. Continue a leitura para saber mais!
Mais um ano se passou! E qual foi o saldo do seu 2023 no cartório? Será que ainda dá para melhorar?
É totalmente comum, agora que chegamos no último mês do ano, sentirmos grande necessidade de descansar.
As atividades e desafios de todo um ano começam a pesar em nossas mentes e corpos e podemos pensar que, agora, nada mais pode ser feito: o ano novo será melhor, e podemos começar a agir quando ele começar.
Porém, este é um período essencial, que pode definir se os resultados do próximo ano serão positivos, negativos ou mais do mesmo.
E todos nós queremos começar o ano novo com o pé direito, certo?
Existem atitudes práticas e simples que você pode tomar ainda nos dias que restam de 2023, para que no dia 31 você esteja preparado para fazer seu cartório crescer e vencer em 2024.
Leia até o final e mão na massa!
Faça uma retrospectiva de 2023
Essa é a primeira, e mais importante, dica desta lista. É o ponto de partida para as próximas sugestões.
Sente-se e relembre todos os momentos do cartório. Pode ser mais fácil se fizer isso focando em um mês do ano por vez.
Pense: quais das suas atividades e decisões deram mais certo? Quais foram os principais problemas que precisou enfrentar? Quais membros da sua equipe se destacaram e quais possuem pontos para otimizar?
Houve rotatividade de colaboradores? Você consegue identificar os motivos?
E os clientes do cartório? Como está a frequência? Houve críticas e/ou elogios?
Escreva, organize suas observações em tópicos e releia tudo isso com calma.
Separe pelo menos uma semana para essa atividade. Você verá como sua mente se tornará muito mais organizada e tranquila para os próximos passos que deverá tomar rumo aos seus objetivos.
É importante também envolver a equipe do cartório nessa tarefa, uma vez que eles conhecem em detalhes o dia a dia do cartório e podem comunicar situações que você não tinha visualizado antes.
Planeje o futuro do seu cartório
Agora que você entendeu a fundo o passado, é hora de olhar para o futuro.
Pegue seus apontamentos realizados na dica anterior e, para cada tópico, acrescente outro com uma ideia de resolução para os pontos negativos e uma ideia de melhoria para o que já funcionou. Afinal, tudo sempre pode ficar melhor.
Aqui é essencial que você defina uma ou mais metas que vão nortear você e todo o time do cartório ao longo de 2024.
Alguns exemplos podem ser:
– Melhorar o atendimento presencial, ou on-line, ou os dois.
– Encontrar processos que otimizem o tempo e a produtividade do cartório;
– Adotar novas e mais modernas ferramentas para melhorar o controle financeiro da serventia;
– Incentivar a interação e melhorar os relacionamentos no ambiente do cartório;
– Reduzir custos;
– Entre outros.
Promova uma reunião de alinhamento com a equipe do cartório
Após definir as metas que o cartório deve cumprir no ano que vem, o próximo passo é comunicar isso em detalhes para toda a equipe.
Afinal, é o seu time que vai auxiliar você a conquistar esses objetivos e, para que ele seja capaz de fazer isso com eficiência, cada membro deve ter ciência do que é esperado dele.
Além das metas em si, defina também os responsáveis por tocar cada uma delas.
Se seu cartório for de grande porte e sua equipe for extensa, uma ótima ideia é selecionar uma pessoa para ser líder de um ou mais projetos, para que ela organize e delegue tarefas específicas aos outros membros da equipe.
Esse alinhamento pode ser feito em várias etapas. Por exemplo:
Etapa 1: Retrospectiva. Aqui, você envolve seus colaboradores na primeira dica que demos neste artigo. Questione tudo: acontecimentos na rotina, problemas nos processos, sugestões de melhorias etc.
Etapa 2: Alinhamento de metas. Faça uma reunião geral para explicar o foco do cartório no ano de 2024. Peça opiniões sobre como atingir as metas e defina um líder para ser seu braço direito, caso seja necessário, como já sugerimos aqui.
Etapa 3: Acompanhamento. Defina um dia para que, todos os meses, seja realizada uma reunião dedicada apenas à meta do ano. Assim, todos permanecem alinhados sobre o andamento de tudo. Todos estão conseguindo desempenhar as funções no tempo ideal? O que pode melhorar? Dessa forma, será possível corrigir algo que está travando a conquista dos objetivos da serventia antes do final do ano.
Pense na possibilidade de adotar métodos de avaliação e acompanhamento
Você já consegue avaliar a produtividade da sua equipe de modo eficaz?
Hoje existem inúmeros softwares que podem gerar indicativos sobre isso de maneira simples.
É importante lembrar que não se trata de “controlar” sua equipe de modo invasivo, ou possuir um método para cobrar alguém do time que não rende como você gostaria! E você precisa deixar isso claro para o seu time para não gerar desconforto.
Na verdade, conseguir avaliar o andamento de todos é importante para descobrir gargalos e problemas no andamento dos serviços.
Com isso, o Titular pode entender quais atividades específicas precisam de melhorias. Essas melhorias podem ser novas ferramentas, treinamentos, ou mesmo algo mais simples, como uma boa conversa.
Ou seja, essa é uma forma valiosa de ter uma visão ampla do que acontece no dia a dia do cartório e resolver o que for necessário.
Inclusive, no final do ano, é mais uma ferramenta para ser usada na sua próxima retrospectiva e planejamento.
Avalie se o ambiente de TI do cartório precisa de atualização
Já que estamos falando sobre identificar e solucionar problemas, vamos ao seu ambiente de TI.
É essencial que ele esteja sempre atualizado, tanto para cumprir com os Provimentos e exigências atuais, quanto para garantir a continuidade, agilidade e qualidade das atividades.
A segurança de dados do cartório também depende muito disso.
Então, faça uma análise profunda das suas máquinas e softwares. Se precisar, procure profissionais especializados em tecnologias para cartórios: eles saberão se tudo ali está em conformidade e o que precisa ser atualizado ou adotado.
Aliás, temos um artigo que aborda especialmente a importância da atualização tecnológica nos cartórios. Você pode conferir aqui.
Aposte em treinamentos para a equipe do cartório
Não é só o seu ambiente de TI que precisa estar atualizado no ano que vem: a sua equipe também.
Na área dos serviços extrajudiciais, as mudanças na legislação são constantes, e quem trabalha com você precisa sempre estar por dentro.
Por isso, avalie quais são os temas mais atuais, observe quais membros do seu time precisam se especializar e procure por cursos e treinamentos eficientes para que, a partir do ano que vem, você consiga promover uma cultura de atualização e capacitação, contribuindo para a formação de toda a equipe.
O ideal é que isso possa ser feito de forma on-line, para que seus colaboradores possam se capacitar com flexibilidade tanto de local quanto de tempo.
Aqui no blog da Siplan também temos conteúdos sobre como manter sua equipe atualizada e como escolher os melhores cursos. Não deixe de conferir.
Pense também em você
Já falamos da sua equipe, mas e você, Titular? Como está o seu próprio desenvolvimento?
Como gestor, é sua responsabilidade se aprimorar cada vez mais, inclusive, para se tornar um exemplo.
Ao avaliar os cursos e treinamentos que pode oferecer à sua equipe, inclua-se no processo. O que você pode aprender para ser um profissional melhor no ano que vem? Gestão de pessoas ou de finanças? Comunicação? Administração?
As opções são inúmeras: mergulhe em si mesmo para descobrir como ser sua melhor versão.
E isso vai além da esfera profissional. Isso porque um profissional eficiente é aquele que também possui boa saúde física, mental e emocional.
Faça essa resolução para o ano novo: cuide da saúde, pratique esportes, passeie. Isso não deve ser apenas um desejo, mas também uma meta. Defina essas resoluções colocando-as no papel, com a mesma importância que dá aos seus projetos profissionais.
Desapegue!
Final de ano é tempo de renovação, de abrir espaço para o novo. Literalmente.
Ao longo de todos os dias, acumulamos diversas coisas: papéis, arquivos de power point, planilhas, documentos que não são mais necessários e até mesmo ideias que nunca saíram do papel.
Aproveite o mês de dezembro para se desfazer de tudo isso. Não apenas o ambiente físico ficará mais organizado, limpo e agradável, como também a sua mente.
Pode ser interessante realizar essa dica em conjunto com a primeira, já que analisar tudo o que acumulou o fará relembrar de situações importantes.
Também é um ótimo primeiro passo para começar a tomar atitudes mais sustentáveis dentro do cartório.
Crie uma pesquisa de satisfação para os clientes do cartório
Entender a opinião e as experiências do público do seu cartório é imprescindível para tomar decisões que otimizem o atendimento no ano que vem.
Não precisa ser nada muito elaborado: um formulário no Google com perguntas breves e um pedido de avaliação do atendimento já é suficiente.
Você pode fazer isso até mesmo com papéis físicos na mesa de atendimento, caso ache que as pessoas não teriam tempo de acessar a pesquisa on-line.
Porém, a nossa sugestão para deixar esse processo mais profissional e eficiente é disponibilizar a pesquisa no próprio site do seu cartório.
Aliás, se você ainda não possui um site, essa é mais uma ação que você precisa tomar no próximo ano, afinal, hoje todo negócio precisa estar on-line, principalmente os cartórios, que devem otimizar as formas de atendimento ao público.
Nos sites desenvolvidos pela Siplan, inclusive, oferecemos a opção de criar pesquisas de satisfação, e você pode compartilhar o link da página, o que traz também a vantagem de aumentar o tráfego para o site.
Essa é uma dica que ajuda em seu final de ano, mas não se preocupe se achar que está muito em cima da hora, pois você não só pode, como deve, realizar esse tipo de pesquisa ao longo do ano, para ficar alinhado com as necessidades e expectativas dos seus clientes.
Tente adiantar janeiro já em dezembro
Algumas dessas dicas, ou algumas das metas que você criou, podem ser adiantadas ainda em dezembro?
É aquele velho ditado: “Não deixe para amanhã o que pode fazer hoje”.
Não é preciso concluir nenhuma meta, claro. Mas você pode dar início agora e já começar 2024 com novos projetos engatilhados.
Por exemplo, os treinamentos para sua equipe.
Eles não precisam começar a estudar agora. Mas você já pode começar a pensar quais são os melhores cursos.
Quer adotar novas soluções e/ou softwares? Já marque um meeting para conhecer e negociar.
Esse é um momento de entender o que precisa ser feito e já dar um start para que você evite acabar se esquecendo de fazer isso mais tarde, depois de passar por festas de final de ano, quando desaceleramos.
Comemore as conquistas do cartório
A última dica é reconhecer os seus esforços e os da equipe da serventia!
Além de ser uma maneira de aliviar o estresse depois de todo um ano de trabalho, promover uma confraternização ajuda a motivar cada membro do time, incentiva a interação entre todos e, francamente, é algo que todo trabalhador merece aproveitar. Inclusive você.
Que jeito melhor de encerrar o ano com sucesso do que com momentos de descontração e alegria, depois de praticar nossas dicas e planejar o futuro do cartório?
Conclusão
Uma gestão inteligente é aquela que vai além e sabe o valor de sacrificar um tempo no presente para planejar o futuro.
Esperamos que este artigo tenha te dado as informações e a motivação para encerrar o ano da melhor forma possível, pelo seu sucesso e pelo do cartório.
E nós também não encerramos o ano ainda: continue ligado no Blog da Siplan para não perder nenhuma atualização!