Qual a importância da comunicação interna na gestão do cartório?
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Titular: você sabia que a comunicação interna do cartório é tão importante quanto a boa comunicação com os seus clientes? Neste artigo, vamos explicar os motivos, o conceito de comunicação interna e como melhorar isso na sua serventia!
Quem nunca ouviu a frase “Informação é Poder”?
Muito mais do que um simples ditado, essa é uma verdade em todos os aspectos, seja para nossa vida pessoal, seja para a profissional.
No caso das empresas, inclusive cartórios extrajudiciais, uma equipe bem-informada é o que define o sucesso.
E informação se obtém com uma boa comunicação!
Mas como conquistar isso? Será que basta apenas contratar pessoas que afirmam possuir essa característica?
Na verdade, uma boa comunicação não é algo individual: é uma cultura que deve ser trabalhada em qualquer ambiente de trabalho. E isso é responsabilidade do gestor. Ou seja, no caso deste artigo, falamos do Titular do cartório.
Se você quer entender melhor este tema e aprender como melhorar a comunicação interna da serventia, continue a leitura até o final!
O que é comunicação interna?
A comunicação interna de uma empresa nada mais é do que a troca de informações entre gestor e equipe sobre TUDO o que diz respeito à empresa.
Isso inclui processos, metas (tanto para médio quanto para longo prazo), comunicados sobre normas, novidades, mudanças, novos funcionários na equipe, períodos de recesso, entre outros.
O ideal é que essa comunicação seja horizontal, ou seja, sem diferenciação entre cargos. Isso porque, assim, as informações fluem melhor, sem margem para equívocos e de forma mais aberta a todos, elevando a integração da equipe.
Comunicação interna x endomarketing: qual a diferença?
É muito comum confundir os dois termos ou acreditar que são a mesma coisa, já que ambos são nomes para a comunicação entre empresa e funcionário. Vamos esclarecer agora!
A comunicação interna tem o objetivo de informar a equipe sobre a própria empresa a fim de elevar e melhorar o desempenho, a produtividade e tudo o mais ligado aos processos e atividades do dia a dia.
Ela foca, portanto, em comunicar informações pontuais e objetivas para que a equipe consiga performar da maneira mais eficiente possível.
Já o endomarketing é uma estratégia que pretende, além de fortalecer a marca perante os funcionários, motivá-los e engajá-los.
Aqui, o foco é otimizar os relacionamentos e o clima organizacional. Para isso, são utilizadas ações como confraternizações, happy hour, palestras motivacionais, entre outras.
Por que a comunicação interna é importante para o cartório?
Você já imaginou, no seu cartório, um cliente chegando para pedir informações e sendo atendido por alguém que não sabe responder e que precisa tirar dúvidas, a todo momento, com outro colega?
Esse é apenas um pequeno, mas muito grave, exemplo das consequências de uma comunicação interna com falhas.
Assim, é inegável que, ao investir na comunicação interna, o Titular do cartório só colhe bons resultados.
Uma equipe bem-informada comete menos erros, sabe informar bem os clientes (aumentando a satisfação do público), é mais produtiva e leva menos tempo para exercer suas atividades, já que todos seguem os mesmos processos, que foram estabelecidos de modo padrão e devidamente comunicados.
Outra vantagem é que todos passam a trabalhar melhor em equipe e o ambiente de trabalho se torna mais feliz.
Fatores prejudiciais para o dia a dia, como fofocas e mal-entendidos, são reduzidos, todos se empenham em prol dos mesmos objetivos, o cartório consegue reter seus talentos e reduzir a rotatividade, e novos membros da equipe são facilmente integrados.
E uma pesquisa realizada pelo McKinsey Global Institute concorda com os benefícios da comunicação interna. O estudo mostrou que, em empresas nas quais a equipe está bem-informada e conectada, a produtividade aumentou de 20 a 25%!
Além disso, segundo relatório da Society for Human Resource Management (SHRM), empresas com até 100 colaboradores podem perder até US$ 420 mil ao ano como consequência de falhas na comunicação interna.
Ou seja, práticas para desenvolver a comunicação interna são um investimento precioso.
Quem deve promover a comunicação interna no cartório?
Isso é com você, Titular!
Essa tarefa cabe sempre aos líderes e gestores de uma empresa.
Aliás, de acordo com a 7ª edição da Pesquisa de Tendências em Comunicação Interna, que foi publicada em 2023, mais de 70% das empresas, grandes ou pequenas, acreditam que engajar as lideranças como comunicadores é o maior desafio da comunicação interna.
Portanto, se você quer se destacar, procure cursos e treinamentos sobre comunicação interna, gestão de pessoas e tudo relacionado ao assunto!
Como melhorar a comunicação interna do cartório?
Vamos à prática?!
A seguir damos algumas dicas para se comunicar bem com a equipe do cartório e garantir os resultados que já citamos aqui. Aproveite!
Definição de processos, atividades e funções
É importante que, inicialmente, o Titular padronize por escrito e divulgue para todos como funcionam os processos dentro da serventia.
Faça isso também com a descrição do cargo de cada um, para que não haja confusão e desvio de funções.
Atualização constante
É fundamental comunicar a toda equipe tudo o que acontece no cartório: conquista de metas, problemas a resolver, mudanças de processos, novos membros da equipe etc.
Mas não é só isso!
No caso dos cartórios, existem muitas atualizações na legislação, mudanças nas leis e em procedimentos para realização das atividades.
O ideal é informar a equipe também sobre essas alterações, para garantir que eles não deixaram nada passar, comprometendo a eficiência dos serviços prestados.
E-mail marketing ou newsletter
Uma excelente forma de colocar em prática as dicas anteriores é através de e-mail marketing e uma newsletter exclusiva para a equipe do cartório.
Eles podem ser mensais, semanais, quinzenais, enfim, podem ter a frequência que o Titular julgar ser a mais eficaz.
Não se preocupe tanto com formato e design desses materiais: o objetivo aqui é informar e, assim, a simplicidade é até uma vantagem.
Aliás, de acordo com a Pesquisa de Tendências em Comunicação Interna, já citada aqui, muitas empresas adotam essa dica.
Segundo suas análises de recorrência dos canais utilizados para a comunicação interna, o e-mail segue como o mais relevante, utilizado em 90% dos casos. E a newsletter é usada em 67% dessas corporações.
Murais
Os murais físicos também são extremamente úteis.
Posicione esse mural em uma área utilizada pela equipe para tomar aquele cafezinho ou água: assim, mesmo que não tiverem tempo para abrir o e-mail, eles têm acesso às informações mais importantes, anexadas ali.
Esse canal também é muito usado nas empresas, de acordo com a Pesquisa de Tendências em Comunicação Interna: sua recorrência é de 55%.
Monitor de TV
Uma alternativa para substituir ou complementar o mural é utilizar um monitor de TV para transmitir recados e informações.
É um recurso que chama bastante a atenção e, inclusive, pode ser posicionado até mesmo para a visualização dos clientes que estão no cartório.
Assim, você se comunica tanto com sua equipe quanto com o público, informando sobre mudanças e horários de atendimentos, documentos para certos serviços, entre outros.
A frequência de uso da TV corporativa nas empresas se equipara, inclusive, à da newsletter, chegando a 67%.
Manual do colaborador do cartório
Crie um manual que sirva como um guia rápido de cada função e atividade da serventia. Isso pode ser muito útil, principalmente para novos membros da sua equipe.
Acrescente nele os valores, normas, e até um histórico breve do cartório.
Sua equipe se sentirá, inclusive, mais respeitada e bem-recebida ao ter um material como esse em mãos.
Simplifique a comunicação
Nem você, Titular, nem sua equipe têm tempo a perder. A comunicação interna precisa ser, portanto, o mais objetiva e clara possível.
Não apenas para otimizar o tempo, mas para que também seja de fácil compreensão, sem possibilidade de equívocos e dúvidas.
E isso vale para reuniões: elas são MUITO importantes para a comunicação e devem ser realizadas, porém, tome o cuidado de não exagerar na frequência.
Já ouviu ou viu o “meme” de que “essa reunião podia ser um e-mail”?
Reuniões sem motivo pontual e que atrasam as demandas estão entre as maiores reclamações de funcionários de empresas de todos os setores.
Portanto, seja simples para ser eficiente!
WhatsApp corporativo
Usar o famoso WhatsApp para divulgar informações e recados é ótimo, uma vez que todos já conhecem a ferramenta.
A sua utilização em empresas também é muito comum, sendo que, no último ano, cresceu de 84% para 91%.
Caixa de sugestões
É preciso estar aberto a ouvir sua equipe para que a comunicação interna flua. Afinal, conversar é falar, mas também ouvir.
Alguns membros do time podem ter receio de comunicar alguma insatisfação, ou mesmo alguma ideia, para seu gestor.
Assim, uma caixinha de sugestões é uma ótima opção para que eles possam se expressar, de maneira anônima, contribuindo para a rotina do cartório.
Faça pesquisas de satisfação
Possuir um método para avaliar o clima do ambiente de trabalho é essencial para criar suas estratégias de comunicação interna.
Para isso, você pode criar um formulário de perguntas simples no próprio Google, por exemplo.
Questione o nível de satisfação relacionado às ferramentas disponíveis para trabalhar, relacionamento entre colegas e, também, em relação a feedbacks, sentimento de reconhecimento e o que mais considerar relevante.
Inclusive, deixe um espaço aberto para que cada membro do time possa se expressar com mais liberdade sobre qualquer fator que deseje.
Analise o perfil comportamental da equipe do cartório
Você sabia que profissionais podem ser classificados em 4 grupos?
São eles: executores, comunicadores, analistas e planejadores.
Analisar e conhecer o perfil de cada membro da sua equipe é valioso, porque assim você pode descobrir quais os melhores métodos e linguagens para se comunicar com eles e ser devidamente compreendido.
Conclusão
Comunicação é a chave para o sucesso de qualquer relacionamento, inclusive os relacionamentos profissionais.
Portanto, caso ainda não esteja se empenhando para otimizar a comunicação interna no cartório, chegou a hora de fazer isso e começar 2024 mudando a serventia para melhor!
Dê o primeiro passo compartilhando este conteúdo com a sua equipe!