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Você sabe quais são as atitudes que definem se o seu cartório é, e continuará sendo, bem-sucedido? No artigo de hoje vamos contar a você quais são as medidas, práticas e visões das quais os Titulares de sucesso NUNCA abrem mão!

 

Titular: você já se perguntou o que poderia fazer para garantir o sucesso do cartório?

Apesar de todas as pessoas precisarem dos serviços extrajudiciais em algum ponto da vida, isso não é garantia de que resultados virão para sua serventia.

Afinal, como qualquer empresa, ainda existem desafios e, também, concorrentes para superar.

Por isso, hoje vamos listar para você alguns pontos importantes que precisam fazer parte do seu dia a dia e, também, da sua equipe, para que o seu cartório se torne uma referência de eficiência.

Leia até o final e descubra como se destacar!

 

O que é sucesso?

Antes de começarmos a te orientar, é importante refletir sobre a definição de sucesso.

Isso porque, antes de irmos ao encontro do nosso objetivo, devemos entender, em detalhes, qual é este objetivo, certo?

Então, o que é sucesso para você?

Pode ser conquistar uma posição diferenciada, ser reconhecido como um excelente líder.

Mas, pensando no cartório, especificamente, pode ser conquistar um nível elevado de produtividade.

E, com certeza, aumentar os lucros também é parte da sua definição de sucesso.

Mas temos uma sugestão que pode fazer a diferença nessa conquista.

Defina o sucesso através de uma abordagem mais prática.

Antes de conquistar o sucesso como um todo, busque o sucesso em partes.

Por exemplo, hoje, comece almejando o pleno sucesso do seu cartório no quesito atendimento.

Após conseguir, planeje e execute as ações que trarão sucesso em outra área específica, como ser referência de um bom lugar para se trabalhar, ou ser reconhecido como o cartório que mais resolve problemas rapidamente.

Paciência e foco são as chaves!

Agora, vamos às práticas prometidas no título deste texto.

 

Defina processos no seu cartório

Titulares de sucesso entendem a importância de mapear e registrar todos os processos que ocorrem na serventia.

Realize o mapeamento de cada atividade. Assim, controlar as situações e serviços fica muito mais assertivo.

Criar processos padronizados e compartilhar com a sua equipe previne que os funcionários precisem executar seus trabalhos de uma forma particular, que não corresponde com os objetivos do cartório.

A criação de processos bem-definidos também é essencial para criar e nutrir a cultura do seu cartório e facilita muito a execução das atividades por novos membros da equipe.

Padronizar as atividades resulta em aumento de produtividade e eficiência, diminuindo as chances de ocorrências de erros.

 

Faça um planejamento de curto, médio e longo prazo

Uma vez que os processos estão criados e sendo seguidos, é muito mais fácil partir para um planejamento estratégico que funcione.

Isso porque, tendo controle do que acontece, você consegue analisar melhor o que está funcionando, o que não está e o que precisa ser melhorado.

Tenha em mente que tanto os processos quanto os planejamentos não são imutáveis.

Você não só pode como deve alterá-los dependendo da necessidade do momento.

É muito importante envolver a equipe do cartório nesses planejamentos, uma vez que são os seus funcionários que estão mais próximos dos clientes e do que acontece no dia a dia da serventia.

 

Boa comunicação com a equipe do cartório

Já que falamos sobre o planejamento e como é essencial a participação da equipe, fica claro como a boa comunicação com quem trabalha com você faz TOTAL diferença.

Compartilhe com a equipe todas as suas metas e, principalmente, deixe extremamente claro o que você espera de cada um deles.

Você pode acreditar que um bom funcionário deve ser proativo e saber o que deve ser feito, e isso é verdade, mas ele precisa, pelo menos, de um direcionamento para atender às suas expectativas.

Como em qualquer relacionamento, uma comunicação confusa, ou a falta dela, pode gerar conflitos e erros.

 

Comunicação clara também com os clientes do cartório

ESCUTE o seu cliente!

Entenda as dúvidas que o público do seu cartório mais tem.

Isso pode ser feito de diversas formas. Crie perfis nas redes sociais para aproximar as pessoas de você, faça pesquisas e até mesmo deixe a boa e velha caixa de sugestões no seu cartório.

Além disso, utilize as redes e o seu site para criar conteúdos que esclareçam os procedimentos, valores, documentos necessários e tudo o mais que seja útil para as pessoas sobre os serviços que são oferecidos.

Aliás, o artigo publicado aqui anteriormente é só sobre esse tema, vá conferir!

IMPORTANTE: para sua comunicação ser eficiente com os clientes, lembre-se de usar uma linguagem acessível e simples, sem jargões da área cartorária.

 

EMPATIA deve fazer parte da cultura do seu cartório

A empatia também é parte da comunicação eficiente com o cliente.

É essencial que sua equipe demonstre empatia com TODAS as pessoas que passarem pela serventia, seja presencialmente, seja on-line.

É um fato que, quando a maioria das pessoas procura pelas serventias extrajudiciais, é por conta de algum problema para resolver.

Mas, mesmo se for para realizar um sonho, como registrar um imóvel, a pessoa estará em um estado diferente do normal e precisará que quem a atenda compreenda a situação.

A empatia do Titular para com os membros da sua equipe também é importante.

Afinal, eles lidam com pessoas todos os dias, executam tarefas que exigem MUITA concentração, responsabilidade, agilidade e eficiência.

E isso pode gerar muito estresse, principalmente se o líder não for empático com o que passam diariamente.

 

Entenda de gestão de pessoas

Falando em empatia, como você cuida da equipe?

Funcionários desmotivados são a pior coisa que pode acontecer em qualquer empresa, e é responsabilidade do Titular prevenir esse problema.

Fazer isso não é tão complicado quanto possa parecer.

Converse com a equipe, entenda os problemas e planeje melhorias que possam ser feitas para otimizar a rotina de trabalho.

É importante oferecer maneiras de mantê-los sempre atualizados, tanto em relação à legislação quanto a novas ferramentas e sistemas que podem ser adotados no cartório.

Crie programas de treinamentos, ofereça cursos, enfim, invista na sua equipe. Isso, além de gerar a motivação que deseja, transforma sua equipe em especialistas.

Aqui no blog da SiplanControl-M, temos alguns conteúdos a respeito.

Em especial, indicamos este, que ensina como evitar o Quiet Quitting no cartório: confira!

 

Quer uma equipe atualizada e especializada no seu cartório? Ofereça treinamentos com a Academia SPCM, a plataforma EAD mais completa em Direito Notarial e Registral!

 

Aprenda sempre mais

Não é só a sua equipe que precisa realizar cursos e se especializar.

O Titular é o responsável pela gestão financeira e administrativa do seu cartório, como diz a Lei nº 8.935/94.

Mesmo se você já entende de finanças e administração, é muito interessante procurar por cursos mais atuais para que você não fique desatualizado.

Principalmente se esses cursos forem voltados especificamente para cartórios. É um baita diferencial!

 

Faça uma gestão financeira impecável

Mesmo se o seu cartório for de pequeno porte, o controle das receitas e despesas, bem como a escrituração dos Livros Caixa Fiscal e Diário Auxiliar, demanda muito tempo e atenção.

O ideal é sair de vez das planilhas de Excel e outros programas genéricos para que suas responsabilidades financeiras sejam atendidas com eficiência.

Ao adotar um software mais específico e completo para as necessidades de uma serventia, você só ganha!

Além de adquirir muito mais tempo de qualidade para executar tudo o que falamos aqui com a atenção devida, você ainda evita erros, como deixar boletos vencerem ou não saber se certas despesas são dedutíveis, ou não, do IR, por exemplo.

Um bom sistema de controle financeiro vai permitir também que você conquiste uma visão gerencial do seu cartório e garantir, assim, que o retorno financeiro final seja positivo.

 

Priorize a qualidade do atendimento

Um dos pontos mais importantes para o sucesso do cartório é oferecer um atendimento ideal.

E isso quer dizer: agilidade e qualidade!

Em primeiro lugar, invista em cursos e treinamentos específicos sobre atendimento ao público para sua equipe.

Em segundo, invista também em um bom sistema, que permita organizar melhor as filas do cartório, impedindo que elas fiquem travadas e comprometam a resolução dos problemas dos seus clientes.

É de vital importância, também, pensar na qualidade do atendimento on-line, já que hoje ele é praticamente obrigatório a todos os cartórios!

 

Invista em automação

Atendimento, gestão financeira, comunicação…  tudo o que falamos até agora precisa da tecnologia para ser colocado em prática da melhor forma possível.

Investir em um ambiente de TI atualizado vai permitir que os serviços que você oferece não apenas sejam eficientes como também muito mais ágeis e seguros.

Sem dúvida alguma, para concluir este artigo, podemos afirmar que a coisa mais importante que você pode ter em sua serventia para garantir o sucesso é o investimento na tecnologia.

 

Conclusão

Você deve ter notado como as práticas citadas aqui são interligadas, não é?

Por isso é muito importante que você não negligencie nenhuma delas, especialmente a automatização de suas atividades.

Se precisar de ajuda com isso, lembre-se: a SiplanControl-M desenvolve diversas soluções tecnológicas específicas para cartórios notariais e de registro.

É só falar com a nossa equipe e descobrir mais sobre o que podemos fazer por você.

Gostou deste conteúdo? Agora você está pronto para conquistar o sucesso que sempre quis.

Continue visitando o nosso blog para mais artigos como este!