Dicas para uma excelente gestão do seu cartório
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Responda rápido: Como titular de um cartório, é possível ter uma gestão que otimize tempo, recursos e ainda melhore a produtividade da equipe?
Se você ficou na dúvida para nos falar sobre gestão na sua serventia, então este texto é para você.
Nele, a SiplanControl-M mostra como seu dia a dia pode ser mais eficiente, priorizando a satisfação dos clientes e a qualidade dos serviços.
Para saber tudo, é só prosseguir lendo com a gente!
O papel dos titulares na gestão dos cartórios: o front no modelo brasileiro.
Só para contextualizarmos, o modelo adotado no Brasil tem como vantagem o fato de não criar qualquer custo para o Estado.
Nesse âmbito, ele precisa garantir a prestação de serviços melhores do que aqueles que seriam oferecidos diretamente pelo governo.
E, ao que tudo parece, estamos indo muito bem!
Segundo o último relatório Doing Business, produzido pelo Banco Mundial e divulgado pela Anoreg-SP, os cartórios brasileiros estão entre os melhores, mais baratos e mais eficientes do mundo.
Mas, o que faz com que uma serventia se destaque de outra em uma mesma região, sendo que até a definição de preço dos serviços dos cartórios é de competência do Estado?
Com toda a certeza, é a figura dos titulares e a forma particular de gerir este que não deixa de ser um negócio.
Dessa forma, destacam-se aqueles que constroem uma relação de confiança, tanto com clientes, quanto com a equipe.
Para isso, veja as dicas dos especialistas da SiplanControl-M logo abaixo.
Uma boa gestão sempre implica em mudanças. Invista nelas.
Como afirma o Colégio Notarial do Brasil – Seção São Paulo, não importa a especialidade do Cartório, o titular deve levar em consideração quatro pontos básicos se quiser melhorar a gestão:
Humano, físico, financeiro e tecnológico.
Ou seja, não se trata apenas de estruturas físicas, mas também comportamentais. E, como sendo, ajustes sempre são necessários.
Mas antes de começar, tenha em mente que qualquer mudança precisa ser claramente entendida como pilar estratégico, não ameaça à estabilidade e dia a dia dos colaboradores.
Isso porque o ser humano já é, por natureza, receoso a mudar quando acredita que algo já está funcionando bem.
Portanto, esteja aberto ao diálogo para lidar com a resistência da equipe a alterações “cristalizadas” na rotina.
Ouça, pondere e só depois argumente.
Uma boa pedida aqui é já ter mapeamentos como índices de produtividade dos escreventes, por exemplo, na mão para comprovar a necessidade de mudança.
Cartório é lugar de organização. Isso tem que começar no balcão.
Sabe aquela máxima de que a primeira impressão é a que fica? Nas serventias extrajudiciais ela também faz muito sentido.
Daí a necessidade de cuidar para que a velha imagem que a maioria tem de cartórios – a de ser uma repartição burocrática, desorganizada e morosa – seja desfeita.
Uma boa dica aqui é usar a metodologia 5S para começar. Já ouviu falar dela?
Tal método é baseado em 5 palavras japonesas que começam com S e que chamam a atenção para determinados aspectos da organização e da gestão.
Aqui no Brasil, equivale a “5 sensos”:
• Senso de Utilização – apenas o que é útil deve ser deixado no local de trabalho;
• Senso de Organização – visa deixar à mão tudo que é usado com mais frequência;
• Senso de Limpeza – o ambiente precisa estar sempre limpo e ser acolhedor;
• Senso de Saúde – toda a sua equipe deve cultivar hábitos saudáveis;
• E um dos mais importantes: o Senso de Disciplina. Esse, especialmente, se refere a regras no ambiente de trabalho.
E ele é exatamente o “gancho” que precisamos para nossa dica subsequente!
Resolva dois problemas com uma só solução.
Há alguns meses falamos aqui sobre desmitificar algumas ideias erradas sobre cartórios.
É o texto “Mitos sobre os cartórios que seu público ainda acredita”, que, inclusive, você pode ler na sequência.
Nele, vemos que o usuário de serviços dos cartórios, aliás como todos nós, está cada vez mais exigente em termos de agilidade.
Afinal, se a tecnologia está nos smartphones na palma da mão, por que perdem tempo com trânsito, estacionamento e filas internas para uma simples consulta de matrícula, por exemplo?
Essa geração atual passa a exigir cada vez mais dos titulares uma postura proativa, de modernização e quebra de paradigmas.
E justamente aqui é que entram as nossas dicas de ouro para uma gestão mais eficiente!
Isso porque, normalmente, quando um titular assume um cartório, ele se depara com situações pré-existentes e “cristalizadas”, advindas da antiga gestão.
E aí, só o diploma de Direito acaba não sendo suficiente para bons resultados. O recém-titular, muitas vezes, perde de 60 a 80% do seu tempo só para gerenciar as atividades!
Isso compromete resultados. Por isso é importante que o novo perfil do titular na serventia seja construído com base em metodologias que o ajude a gerenciar pessoas, tecnologia e processos.
Um bom exemplo são os cartórios que trabalham com indicadores.
E aqui vale a máxima de que “não é preciso inventar a roda”, pois há ferramentas que o fazem de forma analítica, estratégica e automática.
Mas, e as dicas?
Aqui estão elas!
1- Esteja presente no cartório
A presença do titular é essencial no cotidiano notarial e registral porque permite ver de perto quais os gargalos, desafios e a produtividade da equipe.
Assim, você também terá uma visão clara do que usuário pensa sobre sua serventia.
E, ainda, poderá ajudar a equipe a refinar os atendimentos para garantir que são de excelência. Afinal, em se falando de cartório, já sabemos que a maioria chega até o local para “resolver” um problema.
Se for resolvido com qualidade na prestação do atendimento, isso será difundido boca a boca. E muitos outros clientes virão até sua serventia!
2- Não basta ir ao cartório. Sua presença tem que ser significativa.
Não importa o número de pessoas na sua equipe, você tem que ser acessível a ela.
Mantenha a porta aberta (em todos os sentidos) para seus substitutos, escreventes e auxiliares.
Sua delegação é pessoal, mas para que flua e não comprometa os atendimentos, você tem que ser acessível a eles.
Afinal, é impossível formar lideranças sem conhecer e respeitar as pessoas com quem convive.
E esse lado humano envolve saber se estão felizes com o trabalho e o que poderia ser melhorado para tanto.
Nunca se esqueça de que só remuneração não basta para motivar colaboradores: pessoas felizes sempre entregam mais qualidade no balcão.
3- Dica fundamental: treinar para cobrar
Ofereça a seus colaboradores treinamentos periódicos e produtivos para manter um ciclo contínuo de melhorias e atualização.
Uma boa ideia é estabelecer um dia da semana para realizar isso.
Por exemplo: estabelecer que toda a sexta-feira, em 45 minutos, vocês se aprofundarão na principal mudança que acontecera nas diretrizes do CNJ naquela semana.
É importante se atentar à duração da atividade, para não sobrecarregar o tempo da equipe e nem tornar o momento tedioso.
Estabelecer algumas avaliações e/ou instituir políticas de bolsa de estudos também são boas pedidas para incentivar a participação da equipe nessas reuniões.
Utilize os cursos da Academia SPCM para treinar os colaboradores. Se você for cliente SiplanControl-M, tem desconto de 10% em todos os cursos!
Sobre todas essas dicas acima, podemos ainda acrescentar que a tecnologia é uma aliada. E, mais do que isso, uma ferramenta de gestão que pode acrescentar (e muito!) nos rendimentos do seu cartório.
Além de deixar o espaço físico muito mais organizado e o balcão mais “limpo”, sem papeis ou pastas a perder de vista, a tecnologia permite economia de tempo e segurança de dados.
Portanto, encontre um parceiro de negócios como a SiplanControl-M e use-o em seu favor!
A SiplanControl-M tem o portfólio mais completo do mercado em soluções de TI para cartórios. São dezenas de produtos e serviços que podem elevar o nível de eficiência do seu cartório para um novo patamar.
Com mais de 38 anos de experiência e um time de mais de 130 profissionais, nossas soluções, certamente, o ajudarão a alcançar uma gestão de sucesso no cartório.
Com toda certeza, seus clientes saberão reconhecer os diferenciais e a evolução nos seus serviços e atendimento.
Quer mais dicas? Assista ao webinar “11 dicas para a gestão de cartórios com excelência”, apresentado pelo Dr. Arthur Del Guércio Neto na Academia SPCM.
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