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No artigo anterior, falamos de Transformação Digital, que é o uso adequado da tecnologia para a transformação do negócio. Mostramos que é necessário não apenas investir em Tecnologia da Informação (TI), mas também investir de forma racional e objetiva para se alcançar a transformação.
Já que investir é um dos elementos, nada melhor do que falarmos de quanto é necessário investir. A forma mais simples de medir seria mostrar, em média, quanto do faturamento bruto de uma organização é destinado à área de TI. Embora essa seja a forma mais simples de medir, esse indicador não reflete totalmente os investimentos realizados. Além disso, é necessário determinar quanto (valor percentual) e em que área de TI estes investimentos estão sendo direcionados. Outro fator relevante a ser levado em consideração é a taxa de crescimento relativa ano a ano. Por fim, é necessário explicar o método utilizado na obtenção dos números, uma vez que os resultados podem ser influenciados pelas dinâmicas das medidas, mais ou menos como o princípio da incerteza de Heisenberg [1].

Gasto Médio com TI

O gasto médio com TI, independentemente do segmento, gira na casa dos 8% do faturamento. Em geral, essas informações ou medições são realizadas por empresas especializadas (Gatner [2],  Forrester, IDC etc.) e por renomados institutos de pesquisa (FGV [3]). Porém, vale mencionar que existe grande variação dependente do segmento. Ao mesmo tempo, o peso econômico dos segmentos influencia na estatística final. Vamos recuperar o quadro do artigo anterior onde se mostrava a posição de cada tipo de indústria ou negócio relativo a transformação digital.

O quadro de investimentos não difere muito dos quadrantes mostrados. As indústrias Farmacêuticas, Manufatura/Bens de Consumo e Legal (onde se enquadram os cartórios) estão na faixa dos 2.5% a 3%. No outro extremo do espectro, temos a indústria de alta tecnologia, varejo e bancos, chegando a investir a fantástica quantia de até 15% em TI, principalmente liderados pela indústria de alta tecnologia que vê, nesse tipo de investimento, a razão da sua própria existência (ou seria sobrevivência?).

Dessa forma, está claro que investimentos nesse segmento determinam o grau de transformação digital que cada indústria carrega dentro de si.

A mensagem e os fatos, na percepção deste que vos escreve, é que não se pode esperar inovações contundentes dos que se colocam no primeiro quadrante, pelo menos no que diz respeito a TI. Ou seja, no jargão popular esses são chamados na indústria de retardatários.

Importância do investimento em TI

Hoje, é indubitável a importância da área de TI dentro das organizações. Portanto, é necessário ter objetivos e uma alocação de recursos específico para essa área. A área de TI é uma parte integral do dia a dia das organizações e, como tal, sua importância é tão vital quanto a das instalações do cartório. Assim sendo, aqueles que ignoram, ou não dão a devida importância, à alocação de orçamento em TI, correm o risco de impactar de forma negativa seus negócios, podendo gerar prejuízos. Lidar com TI envolve gastos com atualizações de equipamentos, aquisições de softwares e respectivos upgrades/renovação de licenças, compra de serviços de manutenção, aquisição de treinamento, consultoria para melhoria e mudança de processo, entre outros. Outro fator importante nesses ditos “gastos” é entender que eles constituem um investimento e não um gasto, pois, como mencionado anteriormente, a TI é parte do negócio. Ou seja, é um equívoco encarar a área de TI apenas como um centro de custos. Deve-se encará-la como um ativo que gera resultados para o cartório.

Uma das formas de assegurar a continuidade do negócio é através da realização de um orçamento. E por que o orçamento de TI é importante? Porque ajuda a organização a ter uma previsibilidade financeira. E por que isto é importante? Porque o TI representa, como mostrado acima, um valor substancial do orçamento (em média 8%), o que quer dizer que, de tudo que a organização produz, algo em torno de 8% é destinado ao TI. Para negócios de baixa margem de lucro, esses 8% podem significar, ao final do dia, um lucro ou um prejuízo. E, mesmo para negócios com alta margem de lucratividade, 8% é um valor que poderia agregar na margem de lucro da mesma. Em suma, o orçamento é uma ferramenta de planejamento que ajuda na previsibilidade financeira. Empresas organizadas sabem da importância de se ter este tipo de ferramenta. É através do orçamento que se estabelece metas e se acompanha o desempenho do negócio.

Como fazer um orçamento de TI

Fazer um bom orçamento de TI requer que a organização tenha um processo claro e definido de orçamento, ou seja, um processo orçamentário que envolve todas as áreas, inclusive a TI. Alguns passos básicos são essenciais para a elaboração de um orçamento de TI.

Avalie o ambiente de TI

Faça uma análise das aplicações ou ferramentas necessárias para melhorar a gestão e operação do cartório. Veja as principais dificuldades enfrentadas pelo cartório no último ano. Deve-se avaliar os softwares, os equipamentos do cartório que necessitam de aperfeiçoamento, seja por estarem ultrapassados ou já não atendem a demanda de desempenho do cartório ou dos usuários.

No caso de forte demanda de substituições de software e equipamentos, os mesmos devem ser priorizados de acordo com sua criticidade, risco para operação do cartório, custo de substituição e o custo da falha ou ausência daquele recurso. Abaixo uma lista básica de elementos que não devem ficar fora do orçamento:

1. Estações de trabalho
2. Servidores
3. Rede
4. Licenciamento de softwares
5. Itens que o cartório não tem e precisam ser adquiridos (investimento)
6. Pessoas que irão operar e administrar os ativos de TI

Planeje com antecedência necessária

O orçamento deve ser feito, preferencialmente, antes do inicio do ano. Portanto, o orçamento de 2018 já deveria estar pronto. A realização do orçamento requer os levantamentos sugeridos no item anterior e planejamento, pois nem sempre será possível fazer tudo de uma vez.

Acompanhamento

É importante acompanhar a execução das tarefas planejadas. O ideal de um orçamento é não gastar nem mais e nem menos do que se planejou. Além disso, é importante executar as ações no tempo planejado.

Referências:

1. Princípio da Incerteza de Heisenberg. https://pt.wikipedia.org/wiki/Princ%C3%ADpio_da_incerteza_de_Heisenberg
2. Gartner. http://www.gartner.com/downloads/public/explore/metricsAndTools/ITBudget_Sample_2012.pdf
3. FGV. https://exame.abril.com.br/revista-exame/mesmo-investindo-menos-empresas-no-brasil-mantem-gastos-com-ti/
4. The Digital Advantage : How Digital Leaders Outperform Their Peers in Every Industry. George Westerman, Maël Tannou, Didier Bonnet, Patrick Ferraris and Andrew McAfee – Capgemini Consulting and MIT Center for Digital Business – Novembro de 2012.

Autor: Carlos Hulot
É graduado em Física pela Universidade de São Paulo e possui título de Ph.D. em Ciência da Computação e Eletrônica pela Universidade de Southampton no Reino Unido. Ele atua na indústria de tecnologia há quase 30 anos, tendo passagens por empresas como Royal Philips Eletrocnics, PricewaterhouseCoopers, Itaú e Microsoft, além de ter participado de várias startups. A sua experiência profissional é bem diversificada, incluindo atuações em desenvolvimento de sistemas de software, gestão de projetos, gestão de produtos e marketing. É Diretor de Sistemas e Produtos da SiplanControl-M – empresa especializada em soluções tecnológicas para cartórios.