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O home office é a nova realidade na rotina dos cartórios devido à pandemia do novo coronavírus. Com essa mudança na maneira de realizar o trabalho, a preocupação em manter a produtividade aumenta.

O teletrabalho, ou home office, foi regulamentado pela reforma trabalhista de 2017. Em suma, ele permite a execução das funções de qualquer lugar que não seja a sede da empresa.

Separamos para vocês algumas práticas, que podem ser realizadas por todos, a fim de que os cartórios sigam cumprindo com suas demandas com a mesma eficiência. Continue a leitura e bom trabalho!

Soluções tecnológicas essenciais

Para atender as atividades comuns de todo cartório, é recomendado que se faça a instalação de alguns softwares especiais para atender ao público.

Assim, algumas soluções que podemos indicar tranquilamente são o Livro Caixa Web, E-Recepção e WebSite SPCM. Todos eles são ótimas ferramentas, desenvolvidas especialmente para demandas cotidianas dos cartórios, levando em conta a preocupação com a segurança de dados e a produtividade da serventia.

Os funcionários também precisam ter consciência da importância de um ambiente de trabalho seguro.

Dessa forma, lembrar de instalar antivírus e não fazer o download de arquivos suspeitos em seus dispositivos é uma medida básica de segurança nesse período.

O ideal é deixar os computadores exclusivos para o trabalho.

Como gestores podem ajudar a manter a produtividade?

Os gestores do cartório têm o papel fundamental de liderar, incentivando e ajudando a manter a produtividade dos funcionários. Uma série de práticas interessantes podem, e devem, ser utilizadas para isso, como as que seguem:

• oferecer ajuda para planejar a rotina da equipe;
• definir as plataformas de contato (Skype, Slack etc.), bem como o horário de reuniões;
• manter-se presente nas ações da equipe, dando feedback e auxílio com frequência;
• usar plataformas que auxiliem a produtividade e a organização (Trello, Asana, Google Drive).

Com essas práticas o gestor pode, não apenas manter, mas também otimizar a rotina e rendimento da equipe.

Dúvidas podem surgir nesse processo, mas estar disponível para oferecer apoio e esclarecimento é o diferencial para fazer o home office funcionar muito bem.

Práticas para a equipe do cartório

Para que a produtividade dos cartórios seja mantida, também é preciso a colaboração e dedicação dos funcionários. Visto que muitos possuem famílias e nunca tiveram a oportunidade de trabalhar em home office, algumas dicas podem ser aplicadas para que a nova rotina seja bem aproveitada:

• busque manter os horários do trabalho presencial;
• faça pausas para relaxar e diminuir o estresse;
• separe um ambiente específico da casa para o home office;
• mantenha contato com colegas e chefia;
• evite comer em frente ao computador e use o celular apenas para assuntos do trabalho, assim pode manter o foco;
• dê um tempo do mundo online quando seu expediente encerrar.

Com a execução dessas práticas e o trabalho em equipe, a produtividade nos cartórios deve se manter alta, e até mesmo melhorar.

A entrega das demandas dos cartórios dentro do prazo é de suma importância e o trabalho em home office pode surpreender pela sua eficiência.

Aqui na SiplanControl-M, por exemplo, o nosso time está sempre conectado.

Desenvolvemos uma ação dedicada a cuidar, não apenas do trabalho, mas das pessoas que formam nossa equipe.

Semanalmente, realizamos reuniões via Skype entre as equipes e as lideranças, a fim de oferecer apoio e trabalhar aspectos psicológicos importantes para que todos possam enfrentar o período atual da melhor forma possível.

Com a necessidade de isolamento social, todas as pessoas podem ser acometidas por incertezas socioeconômicas, ansiedade, e até mesmo por quadros mais graves, como depressão e pânico.

Nosso objetivo é amenizar esses impactos usando de técnicas psicológicas, estimulando a autoestima e resiliência.

Os benefícios já são perceptíveis, não apenas atingindo os objetivos iniciais, como também resultando em uma maior integração entre as equipes. Toda a empresa está mais integrada e, inclusive, mais produtiva do que nunca.

A saúde mental é tão importante quanto a física, e pessoas que estão bem, contribuem para que uma empresa também permaneça bem. Incentivamos que todos façam o mesmo: cuidem de quem se dedica tanto pelo seu cartório.

Esperamos que aproveite bem essas dicas e que sua produtividade continue em alta!