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Que a continuidade dos serviços da serventia acontece graças às facilidades oferecidas pela tecnologia, você já sabe. Estamos no mês de julho e o distanciamento social ainda é imprescindível no momento.

Mas não apenas o atendimento ao público é feito de maneira remota: com as equipes fazendo home office, a maioria dos processos podem contar com a tecnologia para proporcionar ganhos de eficiência e produtividade.

E algo que precisamos entender é que a rotina não voltará da mesma forma que era antes da crise na saúde e na economia. As equipes dos cartórios já testaram e comprovaram a eficácia dos recursos tecnológicos e, portanto, agora não será possível renunciar a eles se quiserem retomar seu espaço no mercado.

A necessidade dos cartórios online

O provimento nº 100/2020, surgiu para que os atos notariais possam ser assinados eletronicamente. De acordo com o inciso I, do artigo 7, o Sistema de Atos Notariais Eletrônicos, e-Notariado, tem a função de interligar os notários, fazer o intercâmbio de documentos e o tráfego de informações e dados.

Na prática, documentos de qualquer natureza, (exceto testamentos), que não podiam ser assinados de forma online, agora podem, em razão da não abertura dos cartórios durante a pandemia.

Essa medida era algo muito necessário mesmo antes da pandemia, e foi uma conquista importante para a evolução da área, devendo permanecer quando a crise for vencida.

O cartório vai continuar online

Mas, afinal, como seu cartório pode se beneficiar tanto da tecnologia, além de poder atender pessoas à distância? Algumas das principais vantagens estimadas são:

Automatização de processos

Softwares podem realizar processos automaticamente, como a construção de relatórios, envio de e-mails e SMS, análises, backups, entre outros. Isso gera um aumento valioso na agilidade da equipe.

Aumento da produtividade

Por consequência da automatização, o funcionário do cartório vai ganhar tempo para realizar suas atividades, o que acarreta mais eficiência em seu trabalho.

Melhor controle de qualidade

Como computadores e softwares de gestão foram criados para fazer atividades específicas, respeitando um padrão estipulado, como controlar e organizar o desempenho, eles estão menos sujeitos a erros.

Segurança da informação

Os cartórios precisam contar com uma proteção confiável nos dados do sistema, como determina o Provimento nº 74/2018, do CNJ. Seu cartório, portanto, precisa de softwares e ferramentas que sejam capazes de seguir as determinações desse provimento à risca para resguardar os dados que lhe foram confiados.

O atendimento online depois da crise

Antes mesmo da pandemia acontecer, o atendimento online já era um recurso essencial para elevar a qualidade dos serviços de cartório, diminuindo filas e aumentando a agilidade.

Por exemplo, o software desenvolvido pela SiplanControl-M, o Balcão WebPro, disponibiliza inúmeros serviços de Protesto de Títulos pela internet e possibilita o acompanhamento do andamento de pedidos, editais, certidões etc.

Nossos Websites também colocam seu cartório online por 24h, e atendem a diversas necessidades específicas da serventia e seus clientes.

Outra ferramenta segura e prática é o e-Recepção, que permite que o público solicite atos notariais (presenciais ou online) pela internet. Com ele, o cartório pode, inclusive, realizar o envio e recebimento de documentos pela web.

A tecnologia já vem sendo muito mais que uma vantagem, adquirindo um status de praticamente obrigatória.

E o crescimento do seu cartório acontece quando você vai além do que é exigido e usa todo o potencial que essas ferramentas oferecem para otimizar todas as atividades da serventia.

Se você quiser saber mais sobre quais são os softwares ideais para seu cartório, pode conversar conosco! Estamos à disposição para ajudá-lo.