Tempo estimado de leitura: 5 minuto(s)

A situação mais provável é que os titulares se sentem “perdidos” com a quantidade de variáveis administrativas a controlar, principalmente por ser um processo constante, que exige a atenção para a área que não dominam: a Administração.

Mesmo havendo grande troca de informações sobre o setor jurídico (principalmente para os participantes de encontros específicos da área; grupos em redes sociais; entre outros); quase 50% não buscam as melhores práticas administrativas, baseando-se no que os colegas estão utilizando.

Os problemas de administração dos cartórios são similares, e mesmo assim a maioria dos titulares não realiza benchmarking (que é o processo de comparação de serviços e práticas empresariais dentro ou fora do mesmo setor de mercado). E para esse resultado pode-se inferir algumas alternativas:

A) Cada titular tem sua motivação pessoal e desde que o seu cartório “funcione” dentro de suas próprias “expectativas”, a maioria não busca as melhores práticas administrativas.

B) Esse tipo de administração simplesmente não é considerado tão importante (afinal, se fosse estaria nas normas).

C) Falta de conhecimento “por não saber que pode fazer melhor”.

D) Ou, ainda, há o receio de se expor mostrando falhas em conceitos básicos de administração de empresas.

Sobre o item “B” pode-se inferir que:

1. Por conta de passar por apenas uma fiscalização por ano (direcionada para o passado, que abrange a correção e confirmação dos atos sob o ponto de vista das normas legais), a fiscalização jurídica é relacionada aos aspectos do “direito administrativo” e não da “ciência da administração”.
2. As delegações extrajudiciais são fiscalizadas por juízes que realizam uma validação pró forma, baseada em checklist padrão, pois (com exceções) eles mesmos não dominam os detalhes operacionais da legislação das serventias extrajudiciais, muito menos sobre os detalhes das metodologias há décadas utilizadas pela Administração.
3. Mesmo escolhendo os administradores das empresas (sim, cartório é uma empresa!) a equipe do CNJ e das Corregedorias estaduais não incentivam o aprendizado na área. Infelizmente isso não é para estranhar, pois segundo Stephen Kanitz[1], enquanto outros países estavam criando cursos de administração, especialmente após a segunda guerra mundial (principalmente os EUA), nós criamos uma lei fechando os poucos cursos de administração que tínhamos (vejam art. 9º da lei 7988/45). Titulares, não esperem normas para serem cada vez mais eficientes e eficazes na gestão da unidade, faça a sua parte! A sociedade agradece e suas finanças também!

Voltando para a pesquisa, constatou-se que 74% tem média ou grande dificuldade para analisar os resultados dos objetivos planejados, ou seja, poucos cartórios conseguem efetivamente saber se alcançaram, ou não, seus objetivos. Nesse sentido, somente 16% não têm problemas em estabelecer os indicadores de desempenho e mais de 30% tem graves problemas nessa análise.

Quando questionados sobre suas principais dificuldades, mais de 90% dos cartórios pesquisados responderam que sabem o que deve ser monitorado, mas a dificuldade está justamente em conhecer como deve ser realizado administrativamente na prática. Ou seja, a solução efetiva é um verdadeiro desafio para a classe.

Há profissionais especializados na área, se não quiser perder muito tempo estudando sozinho ou na “tentativa e erro”, contrate quem sabe! Pense nisso.

[1] Stephen Charles Kanitz é consultor de empresas e conferencista brasileiro, mestre em Administração de Empresas da Harvard Business School e bacharel em Contabilidade pela Universidade de São Paulo. Leia mais em: http://blog.kanitz.com.br/atrasou/

Autora: Talita Caldas
Pesquisadora, Consultora e Sócia Fundadora da TAC7 Desenvolvimento Gerencial de Cartórios. Formada em Administração, com pós em Marketing na ESPM e em Gestão Estratégica pela USP, também é autora de diversos artigos e do livro pioneiro “A importância de administrar cartórios com indicadores” (https://goo.gl/HdXktw), publicado em dezembro 2017.
TAC7 Desenvolvimento Gerencial de Cartórios
http://www.tac7.com.br (11) 3214-0874 – (11) 99694-7879