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Toda ação requer um objetivo. Cada objetivo que o titular deseja alcançar deve ter pelo menos um indicador que mostre se ele está no caminho certo ou não. E cada indicador tem pelo menos uma meta.

É necessário ressaltar que, com exceção de alguns indicadores contábeis e operacionais, não existe um conjunto de indicadores de desempenho genérico que possam ser utilizados em todos os cartórios. Logo, os indicadores devem ser estipulados de acordo com cada delegação, desde que essas medidas expressem claramente o planejamento do cartório para o médio e longo prazo (KAPLAN e NORTON, 1997, p.56)[1].

Sem quaisquer tipos de indicadores, índices ou metas para direcionar os esforços não há como buscar a excelência organizacional, pois não há como medir o progresso.

Os indicadores podem ser usados como gatilhos para a implantação de planos de contingência ou de ações corretivas ou ainda de revisão do objetivo anteriormente traçado.

A principal função dos indicadores é medir uma situação específica que se deseja analisar. Ele medirá os itens que forem relevantes para a empresa acompanhar, avaliar e melhorar. Os mais comuns são: produtividade, qualidade, rentabilidade, despesas, encargos. E, na medida em que se apure resultado inferior ao desejado, o indicador apontará a área específica que precisa de intervenção, com a finalidade de potencializar a eficiência da gestão, lembrando que os indicadores devem refletir os principais objetivos estratégicos estabelecidos no planejamento de cada serventia. Cada caso com a sua análise detida.

Um sistema de “Painel de Desempenho” bem desenhado e bem implantado fornece um retrato fiel da realidade da empresa, seja para melhor administração interna (saber o que corrigir ou aonde avançar), seja para apresentação externa (em auditorias, aos órgãos fiscalizadores ou certificações de qualidade).

No entanto, é preciso que a gerência tenha foco para:

1. efetuar a análise real do atual cenário;
2. selecionar métricas numéricas centradas nos pontos críticos para o sucesso de hoje, visualizando o planejamento futuro;
3. estabelecer e comunicar os objetivos do cartório, envolvendo a equipe;
4. monitorar os resultados, manter o sistema operando e gerenciar.

Os benefícios do “Painel de Desempenho” podem ser alcançados sem a necessidade de desenvolver um sistema de medição complicado. É possível estabelecer um quadro simples (dashboard), via programa Excel, a fim de referenciar as questões estratégicas e operacionais que precisem de mudança.

Ao estar consciente que “não é possível gerir se não medir”, o titular começa a fazer as mudanças necessárias internamente no cartório. Contudo, quando o cartório não tem a cultura dos indicadores, o objetivo principal do planejamento torna-se esse: mudar a cultura da empresa (que reflete a prioridade do titular), e mostrar os benefícios do novo tipo de gestão.

[1] KAPLAN, R. S.; NORTON, D. P. A estratégia em ação: Balanced Scorecard. 20 ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 1997.

Autora: Talita Caldas
Pesquisadora, Consultora e Sócia Fundadora da TAC7 Desenvolvimento Gerencial de Cartórios. Formada em Administração, com pós em Marketing na ESPM e em Gestão Estratégica pela USP, também é autora de diversos artigos e do livro pioneiro “A importância de administrar cartórios com indicadores” (https://goo.gl/HdXktw), publicado em dezembro 2017.
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