Tempo estimado de leitura: 7 minuto(s)

Todos os dias, cartórios de qualquer natureza precisam lidar com muitos documentos importantes que requerem cuidados. E a forma como você os organiza e arquiva é essencial para garantir segurança, agilidade e produtividade na serventia. Continue a leitura para conferir dicas sobre isso e evitar possíveis problemas na sua rotina!

Arquivar documentos parece uma tarefa bastante simples à primeira vista, certo?

Mas, se você é um Titular ou parte da equipe de um cartório, sabe que não é bem assim.

Ofícios, procurações, certidões, processos, mapas, livros, fichas… O cartório recebe lida com documentos das mais variadas naturezas.

Caso você não dê atenção à maneira como os organiza, muitos problemas e prejuízos podem acontecer.

Demora na localização, perda, estragos, acúmulo de documentos vencidos e/ou que não precisam mais ser mantidos são alguns exemplos.

Se você quer evitar tudo isso e promover uma rotina mais tranquila, segura e ágil no seu cartório, continue lendo este artigo para conferir nossas dicas!

Crie um sistema de classificação para os documentos do cartório

A primeira coisa que você precisa fazer é analisar e classificar todos os tipos de documentos com os quais o seu cartório precisa lidar!

Levando em conta as suas necessidades e preferências, crie categorias para separar e arquivar cada documento no lugar certo.

Pense com cuidado nessa etapa e tenha certeza de que essas categorias são claras: assim, não haverá confusão e qualquer pessoa da equipe poderá ser capaz de também arquivar e localizar um documento sem errar.

Você pode, inclusive, criar subcategorias.

Vamos dizer que você decidiu separar os documentos por tipo, por exemplo. Então você tem um local apenas para certidões.

Ali, você pode organizar as certidões por data, por tipo ou mesmo por ordem alfabética.

Escolha o que for mais prático para você e sua equipe.

Tenha um lugar apropriado para arquivar os documentos do cartório

O espaço que você escolhe para guardar os documentos é muito importante!

Faça com que seja um local exclusivo para esse fim.

Ou seja, evite que os documentos se misturem com outros objetos, como materiais de escritório, de café, ou objetos pessoais dos funcionários.

Isso otimiza o espaço para quando for preciso acessar algum documento, sem que ninguém atrapalhe a atividade, e também cuida da integridade dos papéis.

Procure por estantes, pastas, armários e divisórias que sejam fáceis de higienizar e que facilitem o manuseio.

Você pode, inclusive, fazer a escolha de cores específicas de pastas para facilitar a localização de certos documentos, usando isso para uma parte do tópico que citamos anteriormente, a de classificação.

Priorize a limpeza desse ambiente para que não haja riscos de perder nada importante por conta de cupim ou outro problema do gênero.

Se o seu cartório é pequeno e não possui um local que possa ser voltado apenas para isso, você pode pensar em alternativas, como alugar uma sala em outro lugar.

Os dados do cartório não podem correr riscos! Para garantir a total segurança e se prevenir de ameaças digitais, clique aqui e saiba como a Siplan pode te ajudar!

Evite acumular documentos desnecessariamente

Já que você está trabalhando na organização dos documentos, aproveite para verificar quais deles não possuem mais nenhuma função e faça o descarte.

Tome o cuidado de considerar as condições legais, naturalmente.

Isso é essencial, porque diminuir o volume de documentos arquivados vai facilitar o processo de encontrar aqueles de que você realmente vai precisar e contribuirá com a organização e limpeza do local.

Tome o cuidado de fazer esse descarte de maneira responsável para que os dados não sejam usados indevidamente.

Seja também sustentável, encaminhando-os para a reciclagem.

Digitalize os documentos do cartório

E essa é a dica MAIS importante!

Digitalizar os documentos é praticamente uma obrigação das serventias atualmente.

Quando você digitaliza, você tem total controle de TODOS os documentos que existem no cartório, podendo localizar qualquer um deles com muito mais facilidade e praticidade, bastando digitar o que precisa.

Dessa forma, sua equipe rende muito mais e não passa mais horas e horas perdida em meio a uma papelada sem fim.

Outra vantagem é que, ao digitalizar os documentos, não é mais necessário o manuseio físico deles com grande frequência e, assim, o desgaste que podem sofrer com isso é evitado.

Mas é preciso cuidado com a escolha de COMO fazer essa digitalização.

Evite fazer isso de qualquer maneira, com programas genéricos.

O ideal é escolher um sistema que tenha sido desenvolvido para cartórios, para que assim sua produtividade realmente seja otimizada.

Fique de olho se o sistema que irá adotar possui as seguintes características:

• É um repositório unificado para documentos físicos ou eletrônicos;
• Tem mecanismos de busca avançados;
• Atende necessidades de cartórios de qualquer especialidade;
• Foca em tecnologia que garante a segurança de dados;
• Está em conformidade com as Normas de Serviço, provimentos (como o Provimento 74 do CNJ) e certificações de qualidade (PQTA, ISO etc);
• Imprime documentos com modelos personalizados para seu cartório, com o seu logotipo, por exemplo;
• Emite alertas avisando sobre o vencimento de documentos;
• É on-line;
• E utiliza padrões de documentos como o PDF/A, para atender as exigências da legislação vigente e da norma ISO para gestão

Levando todos esses fatores em conta, o Titular pode ter a certeza de que todos os documentos do seu cartório estão organizados, seguros e com uma localização muito mais veloz.

Conclusão

Gostou das dicas?

Agora é só botar a mão na massa (ou no papel) e fazer com que os dias do cartório sejam mais produtivos por meio de uma boa organização.

Se precisar de ajuda para encontrar um bom sistema que digitalize e arquive seus documentos, pode contar com a gente!

A Siplan oferece uma excelente opção, que atende todos os requisitos que citamos anteriormente, e muito mais: é o LIBRARY.

Acesse aqui para conhecer mais detalhes sobre ele.

E se este artigo foi útil para você, não se esqueça de compartilhar com sua equipe e colegas!