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Você, como titular de cartório, sabe quais são as despesas que agregam pouco ou nenhum valor à sua unidade e aos seus clientes?  E qual o impacto das despesas em relação à sua receita líquida? Esses recursos poderiam ser direcionados para ações que venham a gerar um retorno efetivo ao cartório e consequentemente, ao titular.

Acredita-se que poucos cartórios tenham realizado seu orçamento para este ano, e por isso ficaram sem definir metas e indicadores de relevância para manter ou melhorar os resultados da serventia.

O orçamento é um valioso instrumento de planejamento e controle das operações da empresa, qualquer que seja seu porte. Ele tem por objetivo planejar as despesas e dar um direcionamento nos gastos que se verificarão ao longo de um ano, proporcionando uma visão bem aproximada da situação futura. E é por meio dele que se estabelecem metas para sua equipe, dando, assim, uma visão clara de onde a empresa quer chegar.

Se o titular quer atuar com técnicas que permitam ganhos permanentes (pelo estabelecimento e acompanhamento das metas), o orçamento é a ferramenta para isso. Portanto, todo responsável pela serventia deveria utilizá-lo para mensurar o impacto financeiro de todas as decisões. Por exemplo: quando é o melhor momento de investir na infraestrutura da unidade?; ou quando é o melhor momento para investir em treinamento (jurídico ou administrativo) aos colaboradores?; ou posso gratificar ou conceder um aumento ao meu funcionário?

As perguntas acima por vezes ficam sujeitas ao caixa do cartório. A frase “se tiver caixa, faremos” pode não ser exceção para alguns cartórios. Esse comportamento definitivamente faz com que os titulares assumam que não tem um planejamento, e, nesse contexto, pode-se concluir que não estão gerindo a serventia de forma eficiente e eficaz em direção aos resultados esperados.

Pode-se dizer que alguns cartórios são assim porque nas normas que regulamentam esse setor não exigem nada nesse sentido. Não é possível declarar, por exemplo, provisionamento de 13º salário, no Portal do Extrajudicial, nem no Carne Leão do Titular (atualmente sequer há campo para isso). Portanto, o provisionamento decorrente do planejamento de gastos depende exclusivamente de reservar o dinheiro na conta bancária do cartório (não a do titular pessoa física, para não confundir com a conta da serventia). O provisionamento é uma forma de demonstrar o montante a reservar por mês, fornecendo um direcionamento, pois o valor ficaria registrado no orçamento e também contabilizado do Demonstrativo do Resultado do Exercício (DRE).

Vale ponderar que o orçamento deve ser baseado em fatos e dados essenciais para o funcionamento da serventia. Além, claro, de somar os desafios necessários para que a unidade se torne cada vez mais eficiente e competitiva.

Não realizar o orçamento de modo consistente pode trazer algumas consequências, por exemplo, se o titular não projetar o aumento anual dos custos e despesas, como o aumento dos funcionários determinado por Acordo Coletivo ou Dissídio, a inflação sobre os serviços públicos (energia, agua, IPTU), índices de correção incidentes sobre contratos (por exemplo, o IGP-M), provavelmente o cartório passará por apertos financeiros desnecessários. Sem mencionar que a falta de planejamento somada a um mês de baixa receita e a algum evento inesperado (rescisão de contrato de funcionário, roubo, enchente, etc.) a situação financeira do cartório pode ficar ainda mais comprometida.

Uma forma de fazer o orçamento é verificar os gastos realizados no ano anterior e adicionar, por exemplo, a projeção da inflação para o período e novos gastos previstos. Alguns gerentes mais preocupados defendem que essa tese pode ser ineficaz, pois não parte de uma análise detalhada, e, com isso, se as despesas do ano anterior foram desnecessárias (por diversos motivos: falta de planejamento, urgências, entre outros), esse valor será projetado automaticamente para o próximo ano. Exemplos dessa distorção: compra de materiais de escritórios que não foram utilizados; ou participações em eventos que não ocorrem todos os anos.

O ideal é que todas as despesas do passado sejam examinadas para que se determine (com dados e fatos) a demanda futura. Os gastos aumentam todos os dias, e quando não há controle, esse comportamento pode prejudicar a sustentabilidade do cartório e equilíbrio emocional do titular.

O demonstrativo do resultado do exercício (DRE) também pode ser uma das ferramentas para se fazer um orçamento tornando possível a comparação dos valores que o integram (como custos e despesas operacionais) com os valores planejados.

Quanto maior o cartório, maior a necessidade de controle, pois nem sempre a alta administração participa das decisões que estão sendo tomadas, e, portanto, desconhecem se os recursos estão sendo alocados de modo produtivo.

Se existe um orçamento elaborado e alinhado entre o titular e sua equipe, muitas das decisões já foram tomadas no momento da elaboração do orçamento, ficando somente os eventos extraordinários a serem discutidos.

Nesse contexto, destacam-se outros objetivos como a  coordenação entre as atividades da empresa, pois serve de orientação às pessoas da organização; a comunicação, pois divulga a toda equipe os objetivos, estratégias, planos e até mesmo as oportunidades melhoria contínua; a motivação, na medida em que fornece aos profissionais estímulos para atingir metas; e a avaliação ao possibilitar que as pessoas envolvidas sejam avaliadas a partir do momento em que atinjam as metas pré-determinadas pelo orçamento.

A TAC7 assessora seus clientes na criação e desenvolvimento de seus orçamentos e no planejamento e análise da gestão de despesas. Essas atividades podem ser realizadas em conjunto com o fluxograma dos procedimentos internos para que, de modo estruturado, todas as despesas sejam analisadas, e assim, entender se elas são realmente essenciais à produção do serviço e funcionamento do cartório, dentro dos quesitos eficiência e eficácia. É uma análise voltada diretamente aos cartórios e não às empresas.

Sugerimos, para quem se interessa pelo assunto, que comece a juntar as despesas do cartório em grupos afins (nos cartórios maiores, as boas práticas podem ser compartilhadas entre as áreas) para tomar conhecimento da situação atual. Para cada grupo, responsabilize uma pessoa (gestor) para realizar as análises e identificar as melhores práticas. O essencial para alcançar os objetivos traçados é o envolvimento de todos os membros do cartório. O objetivo é identificar as oportunidades de redução para fazer o de sempre, com menos gasto. Por exemplo: suprir o impacto da inflação e aumentos dos salários, ter argumentos para conceder (ou não) um aumento para seu funcionário; ou até mesmo implementar políticas de sustentabilidade (redução de papel, reutilização de água para molhar jardim, entre outros).

Para ter maior ganho de eficiência é preciso executar esse tipo de gestão de maneira constante. E, ao realizar a análise por grupos, o gestor (ou titular) estará no caminho certo ao classificar quais são as menos prioritárias, as mais prioritárias e as essenciais.

Enfim, o gerenciamento de despesas nos termos acima representa uma mudança de cultura organizacional; como toda mudança, requer persistência. E a persistência na direção correta sempre vem recompensada!