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O trabalho nas serventias do Registro Civil tem encontrado um obstáculo frequente: a necessidade de desenvolver pessoas para desempenhar as tarefas e assumir as responsabilidades demandadas pela atividade registral, segmento do setor de serviços que enfrenta mudanças importantes e exige de seus funcionários e colaboradores cada vez mais dinamismo e capacitação.

Cabe recordar alguns dos motivos que fazem com que a atividade registral necessite de pessoal mais capacitado:

• As novas ferramentas de serviços, envolvendo tecnologia da informação aplicada ao Registro Civil, estão aí para contribuir com a agilização do trabalho e, ao mesmo tempo, demandar especialização. Tome-se como exemplo o Portal de Serviços Eletrônicos Compartilhados;
• O maior grau de informação e exigência da população sobre os atos registrais é uma realidade saudável e, que ao mesmo tempo, gera a necessidade de ter pessoal competente na hora de atender às dúvidas do usuário;
• A vigência de novos Provimentos exige dos funcionários constante empenho na compreensão, adequação e execução de novas tarefas, com capacidade para traduzir procedimentos anteriores para uma nova realidade;
• Novos Oficiais aprovados nos concursos públicos chegam aos cartórios com a expectativa de elevar o movimento de seus cartórios, abrindo as cortinas de um novo cenário, mais competitivo;
• As novas plataformas de serviços encurtam distâncias na obtenção de documentos e permitem atender usuários remotos, não só na hora de providenciar os papéis, mas também no atendimento de informações preliminares e na explicação do funcionamento do processo.

Tendo como pano de fundo este conjunto de informações, podem-se relacionar algumas maneiras pelas quais é possível contribuir para o efetivo desenvolvimento de pessoas no trabalho, seja individualmente, seja nas tarefas realizadas em equipe:

1. Todo momento de instrução sobre tarefas a realizar deve ser encarado como uma oportunidade de treinamento. Encorajar as pessoas a dizer como elas fariam o trabalho é uma ótima maneira de começar, principalmente porque isso permite diagnosticar a velocidade de aprendizado e de realização de cada pessoa, que é sempre variável.
2. O exemplo pode ser a melhor maneira de instruir sobre a realização de uma atividade. Sempre que for possível recorrer a um modelo para demonstrar algo a ser obedecido. A prática e a experiência são grandes professores.
3. Estabelecer padrões de qualidade para a realização de determinadas tarefas é certeza de encaminhar o trabalho na melhor direção, mas isso funciona ainda mais quando todos os envolvidos estão de acordo sobre o assunto. Por isso, o consenso é importantíssimo e, para chegar até ele, valem grandes esforços de comunicação e treinamento.
4. Atribuir as funções de treinamento às pessoas qualificadas para a execução de um determinado trabalho resulta em grande velocidade de aprendizado e, sobretudo, em segurança por parte de quem está aprendendo. Assim, por exemplo, na hora de treinar pessoal sobre o uso de um novo programa de computador, cabe juntar na equipe de formação tanto o técnico de informática, especialista no software, quanto o funcionário que testou o aplicativo e conhece sua relação com os serviços.
5. Dar prioridade a quem tem interesse em participar e deixar para depois quem não manifesta a mesma motivação é providência segura para juntar grupos de aprendizado de alto desempenho e, ao mesmo tempo, formar funcionários que irão multiplicar o conhecimento. Em boa parte das situações, essa realidade também ajuda a reconduzir os menos motivados ao trilho do interesse. Ninguém gosta de se sentir superado.
6. Ter a paciência necessária para a consolidação da curva de aprendizado pode significar grande ganho de desempenho na medida em que as pessoas aplicam novos conhecimentos ao se sentir seguras, gerando menos retrabalho e estabelecendo um clima de confiança no ambiente. Cada pessoa tem seu tempo e modo de aprender.

A experiência mostra que não há mágica quando se trata de desenvolver pessoas. O treinamento constante e o gerenciamento frequente, diário, mesmo que aparentemente comprometam o ritmo das atividades na serventia, compõem também uma forma de aprendizado. Sem esquecer, claro, que o estabelecimento de metas e a cobrança de desempenho por parte de quem exerce a liderança se constitui na mola propulsora para contar com pessoal mais desenvolvido e capacitado.

Texto do livro: Cartórios e gestão de pessoas: um desafio autenticado. Gilberto Cavicchioli – São Paulo: JS Gráfica, 2015.

Autor: Gilberto Cavicchioli
Consultor de empresas, é professor da ESPM e da Fundação Getúlio Vargas; realiza palestras motivacionais e consultoria técnica na gestão de cartórios, coordena o site www.profissionalsa.com.br, é colunista em revistas especializadas e é autor do livro O Efeito Jabuticaba e Cartórios e Gestão de Pessoas: um desafio autenticado.