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Cabe ao titular a responsabilidade sobre o gerenciamento administrativo do cartório. Como não há uma renda fixa, ter um planejamento é fundamental para orientar a tomada de decisão.

O planejamento estratégico responde às seguintes perguntas: onde estamos?; aonde queremos chegar? e como sairemos da situação atual para a situação desejada?

Uma das ferramentas para elaborar o planejamento estratégico é o Balanced Scorecard – BSC, aqui chamado de “Painel de Desempenho”, que lamentavelmente é pouco utilizado nos cartórios por falta de conhecimento da matéria e pela presunção de que o sistema é aplicado somente em grandes organizações e em setores não regulamentados.

Essa metodologia, publicada em 1992 por Robert Kaplan e David Norton [1] na revista Harvard Business Review, tornou-se um sistema de “criação e execução de planejamento”, e traduz a estratégia organizacional em termos operacionais.

Segundo Kaplan e Norton (2009), todo gestor deve pensar a estratégia em dois aspectos: a) o que passou: pelo desempenho financeiro passado, dos ativos tangíveis, utilizando os indicadores de ocorrências passadas; e b) o que ainda ocorrerá, pela avaliação dos ativos intangíveis, utilizando indicadores de tendências futuras, pois é por meio da exploração desses ativos intelectuais (capital humano, capital de conhecimento e capital organizacional) que se criará o valor futuro, necessário para obter maior competência.

O “painel de desempenho” é pautado em quatro perspectivas para orientar a execução da estratégia:

1) Gestão Financeira.

2) Gestão de Clientes.

3) Gestão de Processos (ou Procedimentos Internos).

E 4) Aprendizagem e Crescimento (ou Gestão de Pessoas e Sistemas).

Segundo Kaplan e Norton (2004, p.19), é da interação das quatro perspectivas surge o “Mapa Estratégico” (Figura 1), que orienta a organização para:

a) Mobilização para a mudança por meio da liderança.

b) Execução da estratégia em termos operacionais.

c) Alinhamento da organização em relação à estratégia.

d) Transformação da estratégia em tarefa de todos.

e) Conversão da estratégia em um processo contínuo.

Figura 1 – Mapa da Estratégia.

Fonte: Kaplan e Norton (2004, p.69).

A relação de “causa e efeito” (Figura 2) que ocorre entre as perspectivas acima mostra:

1) Os resultados dos indicadores de desempenho (ou KPI´s, sigla em inglês para Key Performance Indicator).

2) Avalia se a estratégia está correta.

3) Conecta os ativos intangíveis (desenvolvimento humano, de conhecimento e desenvolvimento da organização) a procedimentos que criam valor (ativos tangíveis, que podem ser mensurados mensalmente). Por isso, a consequência de ter os objetivos relacionados é trazer os resultados financeiros para a organização (KAPLAN e NORTON, 2004, p.32).

Figura 2 – Exemplo de relação de causa e efeito:

Fonte: Elaborado pela autora.

O ponto crucial é que, independente do tamanho ou tipo do cartório, todos que gostariam de obter melhor desempenho do seu negócio precisam definir e refletir sobre seus objetivos. E se os cartórios dão importância ao aspecto financeiro, por que não se interessariam pela melhoria do desempenho proporcionada pelo Mapa da Estratégia, se o impacto final é o financeiro? Pensem nisso.

[1] KAPLAN, R. S.; NORTON, D. P.   Mapas Estratégicos: Convertendo ativos intangíveis em resultados tangíveis. 7. ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2004.