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A experiência tem nos mostrado que um dos grandes desafios que os notários e registradores têm à frente de suas serventias é quanto a capacitação de sua equipe de colaboradores. Não raro nos deparamos com pessoas despreparadas para o adequado exercício de sua função, o que contribui para a imagem negativa que alguns têm em relação aos cartórios.

A falta de treinamento das equipes pode causar diversos transtornos, tais como a orientação equivocada aos clientes, demora nos processos de atendimento, baixa produtividade com consequente aumento dos custos, e assim por diante. Por outro lado, os benefícios de uma equipe bem preparada resultam em agilidade, qualidade e, acima de tudo, segurança na prática dos atos.

Os titulares devem se atentar para 3 tipos de capacitação: Comportamental, Técnica e Operacional.

A capacitação comportamental, apesar de não ser o foco deste texto, talvez seja a principal delas e a responsável pela consolidação das outras duas. Temas como proatividade, atenção, trabalho em equipe, liderança, cordialidade, entre tantos outros, obviamente são fundamentais para os profissionais de qualquer área. Se tiverem contato com o público então, mais importante ainda são essas competências, afinal, a imagem do cartório está em jogo nessa hora. É, portanto, um tipo capacitação a que os titulares devem ficar muito atentos!

A capacitação técnica, no caso dos profissionais que trabalham em cartórios, está fundamentalmente ligada ao conhecimento jurídico. Não por acaso, os processos de recrutamento e seleção costumam incluir como requisito obrigatório a formação em Direito, ou pelo menos estar cursando. Entretanto, o Direito Notarial e Registral não costuma fazer parte da grade curricular dos cursos de graduação. Assim, faz-se necessário investimento consistente por parte do titular na preparação de seus prepostos nas disciplinas específicas que afetam a atividade dos notários e registradores. E, como sabemos, as inovações legislativas nessa área não param de surgir. Temas como Usucapião, Direito Real de Laje, Apostilamento, apenas para citar alguns, têm passado por mudanças no ordenamento jurídico que obrigam a uma constante atualização nos conhecimentos.

Como enfrentar esse desafio? Investindo na capacitação dos colaboradores através de cursos, palestras, livros, seminários etc. Felizmente, a oferta de conteúdo sobre esses temas tem crescido significativamente. Vale mencionar o projeto Academia SPCM que é uma plataforma on-line voltada a difundir temas relacionados ao Direito Notarial e Registral e que tem oferecido conteúdos muito atuais em um formato bastante atrativo e didático, excelente para treinamento dos colaboradores. Conheça mais sobre esse projeto em www.academiaspcm.com.br

Por fim, a capacitação operacional complementa as duas anteriores. Tão importante quanto saber “o quê” fazer é saber “como” fazer. Como transformar as competências comportamentais e técnicas em resultados práticos. Como, de fato, produzir o material final que é a pratica do ato notarial e registral com perfeição. Que processos seguir para atingir o resultado desejado, com rapidez, baixo custo e segurança. E, para isso, os cartórios contam com um forte aliado: a tecnologia!

Os computadores e os sistemas informatizados há muito tempo deixaram de ser coadjuvantes e se transformaram na principal ferramenta de trabalho dos cartórios. Pense bem: qual o impacto que uma “simples” queda do link de internet traz na operação do cartório? Pois é! E se os cartórios dependem tanto do sistema informatizado para trabalharem, não deveria ser esse um dos temas primordiais na capacitação de suas equipes?

Infelizmente, muitos não enxergam dessa maneira e direcionam muitos recursos para áreas com menor impacto na produtividade dos colaboradores e acaba não sobrando para investir naquilo que realmente importa. Ter um bom sistema informatizado operado por pessoas mal preparadas é como dar uma Ferrari nas mãos de alguém que está aprendendo a dirigir. E o pior é quando quem está ensinando a pessoa a dirigir tampouco sabe para ela mesma! Isso é muito comum! Se o titular não se preocupar em treinar bem a sua equipe na operação dos sistemas, não se pode esperar que a produtividade deles seja a desejada.

Já vimos muitos casos de cartórios obterem ganhos significativos em tempo de atendimento, qualidade do serviço, redução de custos, simplesmente por proporcionar treinamento adequado no uso dos sistemas e na revisão dos processos de trabalho. Sem dizer no aumento da segurança dos atos praticados. Assim, todo titular deveria criar uma agenda regular junto aos seus fornecedores de software para oferecer treinamento operacional e reciclagem dos conhecimentos de sua equipe. Os ganhos compensam muito qualquer investimento nessa capacitação.

Portanto, a dica é: não subestime a necessidade de capacitação de suas equipes. O público saberá reconhecer os diferenciais dos cartórios que atendem com qualidade, agilidade e eficiência em relação àqueles que não o fazem. E os colaboradores também se sentirão prestigiados e melhor preparados para suas atribuições, o que é um importante fator de retenção de talentos. E, com uma equipe bem preparada, você terá mais tempo para se dedicar àquilo que realmente depende de sua atuação individual como notário ou registrador.

Autor: Marcos Ortiz
É especialista em soluções informatizadas para cartórios e atua há mais de 28 anos junto ao segmento notarial e registral. É Sócio-Diretor da SiplanControl-M TI S/A.