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Em nossa rotina de trabalho nos deparamos com muitas situações – algumas inéditas, outras corriqueiras – que nos desviam do principal foco ou missão de nossa atividade.

Perdemos tempo e objetividade “apagando incêndios”, improvisando soluções para problemas que se repetem frequentemente, desperdiçamos energia (física e mental) em atividades que muitas vezes não agregam valor. Esse desperdício de energia e tempo consiste em retrabalhos, corrigir defeitos em nossos produtos e serviços por ausência de padrão, administrar conflitos desnecessários decorrentes de comunicação defeituosa, lidar com reclamações de clientes, alta rotatividade, acidentes de trabalho, falta de processos, paradas de produção dentre muitos outros fatores.

São exemplos de anomalias que devem ser diagnosticadas e tratadas com clareza e racionalidade em um plano de ação consistente e aderente às necessidades levantadas.

Evidentemente, não é possível prever tudo o que possa vir a acontecer nem mesmo “agradar” a todos, porém, podemos planejar nosso fluxo de trabalho com vistas a garantir maior efetividade e direção quanto a metas estabelecidas durante um processo de planejamento do nosso dia a dia.

Para tanto, é necessário ter em mente uma metodologia que facilite e conduza de maneira objetiva um bom planejamento e plano de ação seja para resolução de problemas ou estabelecimento de metas de forma geral.

Proponho nestas breves linhas, algumas questões metodológicas importantes que poderão contribuir para uma adequada administração da rotina do dia a dia. São elas:

1) DEFINA UMA META

Exemplo: “aumentar o faturamento em 20% no prazo de 2 anos”, “reduzir 10% de custo em 1 ano” etc.
Defina um item de controle a fim de mensurar resultados esperados.

2) ESTABELEÇA UM PLANO DE AÇÃO

a) Identifique problemas;
b) Analise os problemas (estratifique as informações, busque dados, fatos, utilize controles existentes, tecnologias etc.);
c) Analise o processo: busque causas fundamentais para os problemas levantados;
d) Desenhe um plano de ação: contramedidas para eliminar as causas dos problemas

3) CUMPRA O PLANO DE AÇÃO

A meta somente será atingida se o plano de ação for executado corretamente, o plano pode ser bom, porém, se não houver AÇÃO, nada acontecerá.

Por fim, vale lembrar que uma boa gestão está fundamentada em Fatos e Dados! Agregar valor ao trabalho significa antes de tudo, suprir e superar as expectativas e necessidades de nosso cliente seja ele interno ou externo.

Forte abraço!

Autor: Ricardo Domingos
Profissional com forte vivência Executiva em todos os subsistemas de Gestão de Pessoas e Processos em empresas de pequeno, médio e grande porte de diversos ramos de atividade como Tecnologia, Softwares, Químico, Alimentos, Agrícola, Varejo, Metalúrgica, Serviço, Logística, Bebidas, Concessionárias, dentre outras. Formado em Psicologia, pós-graduado em Gestão de Pessoas pela Fundace USP-RP é Diretor da Futura Capital Humano atuando em projetos de consultoria e assessoria para Desenvolvimento Humano / Organizacional, Coaching, Headhunter, Trainner, Assessment de Competências, Planejamento Estratégico. Atua ainda, como professor universitário e com projetos de Reestruturação Empresarial e Recuperação Judicial.