Softwares para Cartórios: como escolher?
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Você já sabe que automatizar as atividades da serventia é a chave para elevar a agilidade e a produtividade. Mas como escolher os softwares ideais para as suas necessidades específicas em meio a tantas opções? Leia este artigo completo para conferir as nossas dicas!
O seu cartório já aproveita os benefícios de estar no digital?
Com certeza a resposta é positiva, já que, nos últimos anos, o avanço tecnológico tomou um ritmo acelerado por conta das necessidades que já vinham sendo notadas, mas que ficaram mais intensas depois da pandemia de Covid-19.
Mesmo assim, pode ser que você precise de mais atualizações.
Afinal, existem MUITAS opções de softwares e sistemas que podem otimizar os diferentes serviços das serventias, das mais simples às mais completas.
E NÃO importa o porte do cartório, a tecnologia SEMPRE será vantajosa.
Hoje, ela já não é uma ferramenta para auxiliar a poucos, é uma NECESSIDADE para TODAS as serventias continuarem suas atividades.
Então, para te ajudar a fazer uma escolha segura, separamos alguns dos fatores que você deve levar em conta na hora de escolher um software para o seu cartório.
Vamos lá?
Por que meu cartório precisa de tecnologia?
Se você ainda tem dúvidas se precisa de um software na serventia, é hora de conhecer as vantagens que a tecnologia traz para o mundo notarial e registral.
Não importa qual a especialidade do seu cartório, automatizar as atividades permitirá que você:
– Elimine erros humanos e, portanto, a necessidade de retrabalho;
– Tenha maior controle sobre o que acontece no cartório, seja nas finanças, seja no trabalho da equipe;
– Facilite as tarefas da equipe, aumentando assim a agilidade, produtividade e eficiência dos serviços;
– Torne o atendimento mais ágil e eficiente, elevando o nível de satisfação e confiabilidade do público;
– Cumpra as exigências legais de comunicações a diversos órgãos;
– E muito mais, a depender do software escolhido.
Viu como vale a pena?
Agora, vamos aos fatores a que você deve se atentar para escolher o seu software.
Leve essas dicas em conta para não correr riscos de prejuízos ao investir em algo que não te atende como deveria.
Quais os principais gargalos da serventia?
Antes de mais nada, identifique qual o principal desafio atual do cartório.
São as filas do atendimento?
É o controle financeiro?
São tarefas específicas que precisam de agilidade, como a análise de títulos, por exemplo?
O ideal é que você automatize TODAS as atividades do cartório, mas dê prioridade ao que mais precisa ser otimizado agora.
O software foi desenvolvido especificamente para Cartórios?
Você pode pensar que isso é apenas um detalhe.
Por exemplo, controle de filas e de finanças são coisas comuns em muitos tipos de negócios. Então, que diferença faz escolher um software especializado em cartórios?
A resposta é: TODA a diferença!
Quando uma empresa é especializada em tecnologia para cartórios, ela saberá qual é a realidade desse setor e entenderá as suas necessidades específicas.
Também saberá atender a obrigações e regras de toda serventia, como o Provimento nº 74.
Um sistema sem foco em cartórios pode, sim, ser útil, mas com certeza não trará o aproveitamento completo que você poderia conquistar.
Os recursos do software aumentam mesmo a produtividade do cartório?
É importante analisar todos os recursos e funções que o software oferece para ter a certeza de que ele irá facilitar, de verdade, o dia a dia do cartório.
O ideal é solicitar uma demonstração para que você veja como ele funciona na prática e possa tirar qualquer dúvida que surgir.
Converse com sua equipe para que ela diga se os recursos do sistema realmente serão úteis na rotina.
A utilização do software é intuitiva?
Anteriormente sugerimos pedir uma demonstração, e isso é importante também para você ter uma noção se a ferramenta é fácil de entender e usar.
Afinal, não adianta nada investir em tecnologia pensando em levar agilidade ao cartório, mas acabar perdendo MUITO tempo porque as funções são complexas demais.
A empresa oferece suporte?
Um diferencial interessante é quando o desenvolvedor do software disponibiliza tutoriais objetivos e claros a respeito da sua utilização.
Também não se esqueça de ter a certeza de que a empresa possui uma equipe de profissionais à sua disposição para te orientar e ajudar.
Dê preferência a quem não te deixa na mão!
O software gera indicadores de produtividade?
Um sistema que oferece um dashboard capaz de gerar gráficos com indicadores de produtividade é uma ótima opção para você analisar e monitorar o rendimento da sua equipe em determinado serviço.
Assim você consegue identificar onde ocorrem problemas e fazer um bom planejamento para solucioná-los.
O software atende a um cartório do seu porte?
Um bom software para cartórios é aquele desenvolvido para atender a todos os portes de cartórios extrajudiciais.
Algumas boas opções podem ter planos personalizados para atender a necessidades específicas.
Isso é interessante para que você não pague a mais por algo que não irá utilizar, por exemplo.
Segurança é uma das prioridades desse software?
Como você sabe, cartórios lidam com informações e dados que NÃO podem abrir mão de uma segurança impecável.
A tecnologia traz inovação, porém podemos correr alguns riscos, como ataques virtuais, sequestros de dados e outros.
Por isso, qualquer software que você escolher adotar precisa te dar a tranquilidade de saber que não perderá os dados ali armazenados e de que suas atividades não irão parar por falhas das máquinas e programas.
Procure por um sistema que te dê a possibilidade de realizar um backup na nuvem e que siga todas as normas de segurança vigentes, como a LGPD.
O fornecedor é confiável?
E, finalmente, dê preferência a uma empresa que já seja experiente e reconhecida no mercado.
Converse com titulares que já são clientes dessa empresa, procure por depoimentos e cases de sucesso.
Procure o site e as redes sociais da empresa e verifique sua história.
O ideal é que ela seja especializada não apenas em tecnologia, mas em tecnologia específica para cartórios.
Como a SiplanControl-M, que é a pioneira em levar tecnologia para cartórios no Brasil.
Agora você está preparado para automatizar o seu cartório sem cair em armadilhas!
Lembre-se: estamos sempre à sua disposição para te ajudar a otimizar os serviços da serventia com tecnologia de ponta.