Tempo estimado de leitura: 9 minuto(s)

Titular: a tecnologia que você utiliza em seu cartório é essencial para o cumprimento eficiente das suas atividades. Mas será que sua infraestrutura de TI está mesmo adequada? Existem fatores aos quais você precisa se atentar para evitar problemas e, neste artigo, você descobrirá quais são eles.

A inovação também chegou até os cartórios brasileiros!

Diversas mudanças e atualizações tecnológicas aconteceram nesses últimos anos, como o e-Notariado e o Sistema Eletrônico dos Registros Públicos (SERP), por exemplo.

E se, por um lado, isso traz muitos benefícios para a rotina das serventias extrajudiciais, aumentando a agilidade, acessibilidade e assertividade dos serviços, por outro lado, aumentaram também as necessidades de alguns cuidados.

Se os cartórios estão on-line, as ameaças virtuais também estão.

Se temos softwares à disposição da produtividade, precisamos de equipamentos atualizados para que eles realmente possam funcionar como devem.

Então, continue a leitura para entender melhor sobre isso e sobre o que é preciso fazer em seu ambiente de TI para que você use todo o potencial da tecnologia a seu favor, sem preocupações.

Invista em máquinas e softwares atualizados no cartório

Você pode até achar que o sistema utilizado no cartório está meio lento, mas a causa pode muito bem ser os computadores, hardwares e softwares desatualizados, sabia?

Se os PCs utilizados na serventia são antigos, eles podem não suportar as funcionalidades dos sistemas ali instalados.

Além disso, o que muita gente não sabe é que switches e/ou cabeamentos defasados podem comprometer em muito a performance da rede e dos sistemas.

Não deixe que máquinas ultrapassadas comprometam a continuidade da operação da serventia!

Uma dica que vale ouro: para acompanhar as atualizações que surgem, realize a manutenção dos seus equipamentos e softwares pelo menos a cada dois anos.

Priorize sempre a segurança de dados

As serventias extrajudiciais lidam com muitos dados importantes e sensíveis todos os dias.

Essas informações precisam estar protegidas contra criminosos virtuais que podem realizar diversas ações como: instalar vírus perigosos nas máquinas, sequestrar os dados, invadir sistemas, entre outras.

Essas ameaças, além de provocarem prejuízos, acabam com a reputação do cartório, podendo ser motivo de processos e muita dor de cabeça.

Manter as máquinas e softwares atualizados, como já orientamos anteriormente, também ajuda nesse aspecto.

Se seus sistemas operacionais (geralmente o Windows) estão ultrapassados, a vulnerabilidade é grande e é muito mais fácil sofrer com roubos de dados.

Além disso, investir em um bom firewall, sistemas de monitoramento, antivírus e backup é simplesmente OBRIGATÓRIO para as serventias.

Criar políticas de proteção também é preciso, assim como protocolos de segurança.

Precisa de ajuda para montar o ambiente de TI do seu cartório? Tenha uma equipe de técnicos especializados à sua disposição!

Não se esqueça de atender ao Provimento CNJ 74/2018

Já que estamos falando de segurança, é preciso lembrar do Provimento CNJ 74/2018, que determina os padrões mínimos de TI para garantir segurança, integridade e disponibilidade de dados e, consequentemente, a continuidade da atividade notarial e registral.

Seu cartório está mesmo adequado a essas determinações?

O Provimento traz exigências tanto para softwares quanto para políticas de segurança, servidores, plano de continuidade para o retorno do atendimento em casos de sinistros, entre outros.

Abaixo você pode conferir algumas medidas que atendem a essas exigências:

• Defina critérios de Confidencialidade, Disponibilidade, Autenticidade e Integridade;
• Adote políticas de autenticação dos usuários nos sistemas, com controle de permissão de acessos restritos a pessoas autorizadas;
• Como citado no último tópico, utilize ferramentas de proteção de dados, como softwares antissequestro, antivírus, firewall e proxy;
• Adeque a infraestrutura de CPD, energia elétrica, rede de dados, link de internet, servidores com redundância, scanners etc.;
• Defina procedimentos de recuperação em caso de problemas, como ativação de contingência, gerenciamento de crises, recuperação de desastres e continuidade operacional;
• Nunca se esqueça dos dispositivos de armazenamento e backup, tanto físico quanto virtual, com cópias periódicas e recursos de tolerância a falhas;
• Softwares devem ser sempre licenciados para uso comercial, e nunca em versão pirata.

Uma sugestão que pode te ajudar muito é procurar por uma equipe profissional, capaz de analisar toda a sua infraestrutura de TI atual para identificar se há algum fator que ainda precisa ser atualizado, ajustado ou adotado.

Seu sistema de backup PRECISA ser na nuvem.

Ainda seguindo as exigências do Provimento 74, um backup na nuvem é imprescindível.

Isso porque o Art. 3º do Provimento diz que uma rotina de backups frequentes é necessária para que haja o arquivamento de todos os livros e também de atos eletrônicos do cartório.

E atenção: isso deve ser feito em intervalos que não passem de 24 horas.

Por isso, esse armazenamento precisa ser em mídia eletrônica e na nuvem.

O backup na nuvem é essencial para a proteção COMPLETA dos dados, uma vez que eles ficam seguros mesmo em casos de acidentes físicos.

Cartório adequado à LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados.

Quando falamos sobre a LGPD nos cartórios, é preciso entender que, de acordo com o art. 236 da Constituição Federal de 1988, os serviços extrajudiciais são exercidos em caráter privado, porém por delegação do Poder Público.

Então, resta a dúvida: a LGPD, no que diz respeito aos cartórios, segue as normas das pessoas jurídicas de direito público ou privado?

Bom, segundo o art. 23, §4º da LGPD, os serviços notariais e de registros recebem o mesmo tratamento das pessoas jurídicas de direito público.

Por isso, os cartórios precisam estar aptos a permitir o compartilhamento das informações com os órgãos públicos.

No que diz respeito à sua infraestrutura de TI, o Provimento nº 134/2022 do CNJ estabelece que os titulares:

• Tenham um encarregado pela proteção de dados;
• Mapeiem e registrem as atividades de tratamento;
• Adotem medidas de transparência aos usuários sobre o tratamento de dados pessoais;
• Definam e implementem uma Política de Segurança da Informação, assim como uma Política Interna de Privacidade e Proteção de Dados;
• Criem processos internos eficientes, sem custo e com acesso fácil para atendimento aos direitos dos titulares dos dados.

E isso é válido para cartórios de TODOS os portes, até os menores.

Lembrando que as serventias são fiscalizadas e as que ainda não se adequaram estão correndo riscos de sofrer com advertências, multas enormes e até mesmo proibição de exercer as atividades, então atenção!

Dica extra: sua equipe TAMBÉM precisa estar por dentro da LGPD, então ofereça treinamentos adequados a respeito dela.

Tenha apoio de especialistas em TI para Cartórios.

São tantas responsabilidades e diretrizes a seguir que você pode economizar muito tempo, e também recursos, procurando por profissionais especializados em orientar cartórios sobre o ambiente de TI ideal.

É importante frisar uma coisa: cada cartório possui necessidades diferentes, por isso mesmo as soluções de TI não serão iguais para todos.

Então, prefira profissionais que são focados nos serviços notariais e de registro, porque eles já conhecerão as regras que citamos aqui (LGPD e Provimento 74) e poderão selecionar tudo o que já se adequa a elas.

Outra vantagem é que eles estarão por dentro das atividades diárias de um cartório e poderão sugerir as melhores máquinas, softwares e tudo o que é necessário para aumentar a agilidade e os resultados do cartório.

Pronto!

Dando atenção a esses fatores, o seu ambiente de TI estará perfeito para realizar todos os serviços esperados, seguindo adequadamente as normas estabelecidas.

DICA EXTRA: aqui na SiplanControl-M você conta com uma equipe especializada e experiente para te ajudar com TUDO o que foi falado até aqui.

Então, para garantir a tranquilidade e eficiência total no seu ambiente de TI, clique aqui, saiba mais sobre nosso serviço, e tire suas dúvidas conosco!

Se esse conteúdo foi útil pra você, não se esqueça de compartilhar com quem também possa aproveitá-lo.