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Ter agilidade e eficiência no atendimento é um dos maiores desejos e necessidades dos titulares e, também, dos clientes de toda serventia extrajudicial. E, hoje, isso não precisa mais ser um desafio difícil de vencer. Continue a leitura para descobrir como!

O atendimento é a etapa que mais impacta o cliente de qualquer tipo de organização, principalmente nos cartórios, onde as pessoas estão para resolver as situações mais importantes da vida.

É na hora do atendimento que definimos se a experiência foi boa ou ruim. Logo, é o momento que define também a satisfação do cliente, sua fidelização, os resultados e a reputação do cartório.

Aliás, sabia que quando um cliente fica insatisfeito, ele conta isso para, em média, outras 15 pessoas?

Agora imagine, levando em conta o número de clientes que seu cartório recebe diariamente, como um atendimento deficiente poderia prejudicar a imagem da sua serventia.

Além disso, uma pesquisa da Business2Community afirma que 59% dos clientes nunca mais procurarão uma empresa que tenha oferecido um atendimento ruim para eles.

E como garantir essa qualidade no atendimento?

A pesquisa Zendesk CX Trends 2023 conta que 72% dos clientes desejam receber atendimento imediato. Ou seja, agilidade é a principal característica que você deve buscar.

Mas, afinal, como seu atendimento pode ser mais rápido? Como evitar filas enormes que estressam seus clientes e seus atendentes?

O segredo está na tecnologia. E a Siplan, que é pioneira no desenvolvimento de soluções tecnológicas para cartórios extrajudiciais, oferece um sistema especialmente voltado para isso.

É o SGA Siplan – Sistema de Gestão de Atendimento para Cartórios.

Continue a leitura para entender todas as funcionalidades, vantagens, e conhecer uma novidade sobre essa solução inovadora!

O que é o SGA Siplan – Sistema de Gestão de Atendimento para Cartórios?

Trata-se de uma solução COMPLETA que compreende todas as etapas do atendimento de um cartório através de funcionalidades que promovem rapidez, organização e acompanhamento dos atendimentos.

Adotando esse sistema, quando o cliente chega, escolhe o tipo de atendimento que precisa, retira sua senha no totem, e o cartório consegue registrar e controlar todo o processo automaticamente.

O SGA Siplan gera senhas e indicadores, conta com opções para personalizar o atendimento de acordo com fluxo, serviços, setores e prioridades, permitindo que as filas fiquem mais bem-distribuídas e fluam muito mais rapidamente.

Além disso, você pode personalizar tudo com as cores e o logo do seu cartório, desde as telas até a estrutura física do totem.

E o melhor: ele é perfeito para cartórios de TODAS as especialidades.

A seguir, confira mais detalhes sobre as principais vantagens do SGA Siplan.

Agilidade do começo ao fim do atendimento no cartório

O SGA Siplan possui um alerta do atendente, ou seja, assim que uma senha é criada na fila, há a emissão de um alerta para que o atendente já esteja ciente sobre a presença de um cliente, bem como qual é a sua necessidade e prioridade.

Atendimento organizado e inclusivo

Os cartórios possuem diversos setores, e os atendimentos precisam ser organizados de acordo com eles para que tudo flua melhor.

Por isso, o SGA Siplan organiza isso automaticamente para você, além de também possuir uma função para habilitar ou desabilitar um serviço por atendente.

Os atendimentos prioritários, como para deficientes físicos, grávidas ou idosos, também são identificados.

Aumentar a qualidade do atendimento também depende de ter uma equipe capacitada no seu cartório, e na Academia SPCM você encontra um curso especialmente para isso: conheça agora!

Monitor de atendimento

Adquirindo o SGA Siplan, você dispõe de um dashboard de utilização prática e intuitiva para que o atendente monitore e gerencie, em tempo real, todas as senhas geradas.

É possível estabelecer um tempo limite de espera e, quando o sistema identificar que algum atendimento ultrapassou aquele limite, é emitido um aviso ao responsável para que verifique o que está causando aquele atraso.

Acompanhamento para uma melhor gestão

O sistema gera também relatórios e gráficos detalhados com indicadores importantes de todos os atendimentos que foram realizados. Assim, você identifica como está o fluxo de atendimentos e pontos de melhoria.

TUDO 100% personalizado

Com o SGA Siplan, tudo é do seu jeito!

O cupom de senha pode ter o conteúdo da mensagem impresso de maneira personalizada.

As telas e o totem de senha também podem ter a cara do seu cartório, com cores e logo de sua escolha, além dos serviços específicos prestados pela sua serventia, para melhor triagem dos atendimentos.

Seu cliente chamado na hora certa

Outro benefício do SGA Siplan é o painel de chamada: uma tela que, além de exibir a senha do próximo atendimento, também conta com campainha e chamada por voz, para que nenhuma pessoa perca a sua vez e tudo corra com a agilidade necessária.

Além disso, é possível configurar a exibição de notícias diretamente dos principais portais de notícias do mercado, o que contribui para distrair e informar o cliente que está aguardando ser atendido.

Uma verdadeira central de atendimento

Cada atendente possuirá um painel próprio de atendimento, o que é extremamente útil e necessário tanto para cartórios com uma equipe mais robusta quanto para os que possuem pelo menos 2 atendentes.

ATUALIZAÇÃO constante!

A Siplan não apenas desenvolve tecnologias para auxiliar os trabalhos dos cartórios: estamos sempre em busca de atualizações para acompanhar as tendências e necessidades de todas as serventias.

Por isso, agora o SGA Siplan traz uma novidade exclusiva!

Recentemente, o sistema ganhou um novo App Mobile, que permite a realização do monitoramento a distância da quantidade de clientes aguardando o atendimento, do tempo médio de um atendimento por atendente (uma métrica importantíssima para medir a qualidade e a agilidade do seu atendimento), bem como de outras informações do SGA Siplan.

Ou seja, os principais indicadores de atendimento estarão em tempo real na palma da sua mão!

Conclusão

Garantir a agilidade do atendimento é o que define os resultados e o futuro do seu cartório, e com a tecnologia do SGA Siplan, é muito fácil e prático fazer isso!

O grande diferencial desse sistema é sua personalização.

Afinal, apenas contar com um gerador de senhas genérico, que não organiza as senhas de acordo com o que um cartório realmente precisa, levando em conta seus serviços e o número de atendentes, é praticamente a mesma coisa que uma fila comum.

É a personalização, a organização e o monitoramento automático que oferecem ao cartório a velocidade e eficiência necessárias para a qualidade do atendimento e a satisfação do seu público.

Se você quiser saber mais sobre o SGA Siplan, não deixe de conferir o vídeo que preparamos, no qual você pode visualizar o passo a passo sobre como o sistema funciona e mais detalhes.

Ou entre em contato com a equipe da Siplan: ela estará pronta para tirar qualquer dúvida e ajudar você a transformar o seu atendimento em referência!