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A primeira impressão que uma empresa deixa para o seu cliente é o contato inicial, ou seja, o atendimento. Assim também acontece com os cartórios. Abrir possibilidades para que o cliente possa agilizar os processos é um excelente começo para o bom relacionamento com o público e, tão importante quanto, garantir a celeridade de todo o sistema.

Por isso, organizações com uma gestão inteligente sabem que, para atender às demandas da melhor forma, minimizar e resolver problemas da vida dos clientes, procedimentos e tecnologia que priorizem essa agilidade são o diferencial na hora do atendimento.

Rapidez como ponto chave

No cartório, que geralmente envolve a espera para a resolução de problemas burocráticos, a sensação de “perda de tempo” fica ainda mais evidente, assim como acontece nos bancos.

Vale lembrar que, em algumas cidades brasileiras, foram estabelecidas leis municipais que determinam um tempo máximo de espera de 15 ou 20 minutos nas filas dos tabelionatos de notas, e os cartórios que excederem esse período ficam passíveis de multas pela prefeitura local. Por isso, é imprescindível não negligenciar a questão.

Além disso, o nível de satisfação dos clientes aumenta significativamente com a rapidez no atendimento, e outros fatores positivos também podem ser conquistados, como o crescimento do faturamento do cartório e de sua reputação.

O atendimento ideal

Se atentar à organização e conforto do espaço, às melhores práticas de relacionamento com o cliente e até vestimentas utilizadas pelos funcionários são pontos importantes a se levar em conta.

Da mesma forma, o comprometimento e a interação eficiente, mesmo que breve, devem fazer parte do processo de atendimento com excelência.

Uma dica aos administradores é passar pela experiência do seu cliente por, ao menos, uma vez.

Ou seja, fazer todo o trajeto, como chegar ao local, desde o estacionamento (se houver), pegar a senha e sentar-se pelo tempo necessário, a fim de observar o movimento da equipe funcional e, assim, encontrar meios de otimizar os processos. Essa prática pode revelar oportunidades de ganho de tempo.

Tecnologia a seu favor

Contar com a tecnologia nos processos do cartório é sinônimo de agilidade, diminuição do risco de erros, ganho de tempo e produtividade.

Com ela, é possível proporcionar algumas facilidades ao seu cliente, como a possibilidade de adiantar a entrega de documentos, solicitar escrituras e procurações através da internet, no conforto de casa ou sem a necessidade de se ausentar do trabalho, e isso é uma grande vantagem que faz toda a diferença para sair na frente da concorrência.

Isso é possível com o uso de softwares especializados nas necessidades de cartórios.

Podemos indicar aqui o e-Recepção, que, além das funções já citadas, permite que o cliente interaja em tempo real com o escrevente da unidade, resolvendo pendências e acompanhando o andamento do processo. Tudo isso em um ambiente seguro, com acesso autenticado a uma área restrita.

Ademais, o trato com as devidas instituições, como imobiliárias, escritórios de advocacia, dentre outras, ocorre de forma mais eficiente, tanto pela rapidez quanto pela capacidade de organização e armazenamento de dados.

São diversas as facilidades geradas pelo e-Recepção. Você pode conhecer mais sobre os nossos sistemas de automação para cartórios e descobrir o que podemos fazer pela sua unidade navegando pelo nosso site.

Estamos à disposição para auxiliar!