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Um time atualizado faz toda a diferença no dia a dia e nos resultados de qualquer tipo de empresa. E nos cartórios extrajudiciais isso é ainda mais importante! Então, se está sendo um desafio manter sua equipe sempre por dentro dos assuntos necessários, continue lendo este artigo.

 

Profissionais que buscam sair da estagnação e atualizar seus conhecimentos e habilidades são sempre os mais desejados pelo mercado de trabalho, seja qual for o setor.

Se você é Titular, já sabe que, no caso dos cartórios, essa característica é ainda mais valiosa.

As mudanças e melhorias pelas quais os serviços extrajudiciais passaram nos últimos anos foram de uma velocidade impressionante e ainda continuam acontecendo.

Agora o público tem maior acesso a esses serviços, com o e-Notariado e o SERP, há novas ferramentas tecnológicas que auxiliam e agilizam a rotina dos cartórios, e ainda é preciso atender às providências da LGPD, Lei Geral de Proteção de Dados.

E ainda tem mais, já que a legislação também está sempre se atualizando.

Diante de tantos fatores, como conseguir manter a equipe atualizada?

Leia este conteúdo até o final e descubra como pode ser simples adotar ações que vencem esse desafio.

 

Por que VOCÊ deve se preocupar em manter a equipe atualizada?

Talvez você ache que buscar atualizações seja responsabilidade apenas dos funcionários, mas não é bem assim.

É claro que a proatividade deles é importante, mas o incentivo do gestor também é.

Quando você oferece as condições adequadas para que sua equipe possa estudar e se desenvolver, a motivação aumenta, e eles se dedicam mais.

Temos um conteúdo só sobre isso aqui no blog e sugerimos que dê uma olhada.

Vai complementar muito bem esta leitura.

 

Mas sobre o que sua equipe precisa se atualizar?

São tantos temas que isso pode ser confuso.

Mas existem alguns pontos que você pode levar em conta na hora dessa escolha, principalmente se você vai começar agora a agir para atualizar o time.

 

Pense no tipo do seu Cartório

Pense em quais serviços o seu cartório oferece. Existem mudanças atuais das quais seu time precisa se inteirar?

Outra coisa importante é observar se há funcionários que estão cometendo equívocos com frequência ou levando mais tempo que o necessário para cumprir funções específicas.

Quando isso acontece, é muito mais vantajoso oferecer um curso que melhore os resultados do funcionário do que simplesmente demiti-lo, já que será necessário fazer uma nova contratação.

E isso leva tempo e recursos.

 

Analise os processos das atividades diárias do cartório

Já comentamos em outro post sobre como definir e registrar processos no cartório impacta positivamente os resultados.

Mas só criá-los não basta.

É preciso analisá-los para entender se estão realmente funcionando como deveriam.

E é exatamente nessa análise que você consegue identificar falhas que podem ser resolvidas atualizando a sua equipe com um bom curso.

Você pode investir em conhecimentos sobre gestão, administração e demais temas que não são, à primeira vista, relacionados aos serviços dos cartórios, mas que contribuirão para a assertividade das tarefas.

 

Verifique como está o atendimento do cartório

Mesmo que você ache que o atendimento está adequado, vale a pena examinar frequentemente se há algo a ser melhorado.

Pode ser que sua equipe precise de um treinamento mais atual sobre atendimento ao público, ou mesmo sobre inteligência emocional, para lidar melhor com as pessoas, por exemplo.

Inclusive, caso você ainda não tenha modernizado o atendimento com um bom sistema para gestão e geração de senhas automáticas, você pode fazer essa atualização e já treinar sua equipe sobre seu funcionamento.

 

DICAS

Agora que contextualizamos, vamos a algumas dicas mais práticas de ações que vão te ajudar a manter sua equipe sempre atualizada. Vamos lá?

 

Promova reuniões frequentes com toda a equipe do cartório

Realizar pelo menos uma reunião mensal ajuda a atualizar todos os membros da equipe sobre a realidade da serventia, suas metas e resultados.

Afinal, além de estar por dentro de temas técnicos, é preciso saber o que está acontecendo no próprio local de trabalho para que as melhores atitudes sempre sejam tomadas.

Reuniões são ótimas ocasiões para identificar quais atualizações são as ideais para o momento e para quais membros da equipe.

Então, aproveite e questione sua equipe sobre quais estão sendo os maiores desafios na execução das atividades.

Lembre-se: mostrar-se preocupado com as necessidades dos membros do seu time é uma forma de motivar. E oferecer o que é solicitado é uma forma de atualizar!

 

Inove na comunicação com os membros da serventia

Uma maneira interessante de manter o pessoal do cartório sempre bem‑informado é usar da própria tecnologia.

Visite sites de interesse e verifique se há newsletters relevantes, que informem e orientem nos assuntos cartorários e peça que a equipe assine.

Ou encaminhe você mesmo alguma que já conheça e goste!

Aliás, você mesmo pode montar uma espécie de newsletter.

Encaminhe no e-mail de todos as notícias, vídeos, podcasts e tudo o mais que encontrar e achar importante.

Incentive esse comportamento para que todos tenham o hábito de trocar informações.

Faça disso uma cultura dentro do cartório e veja a diferença!

 

Ofereça cursos e treinamentos em seu cartório

Já citamos brevemente esse item dentro dos anteriores, mas há diversas maneiras de você fazer isso.

 

ACADEMIA SPCM: A MANEIRA INFALÍVEL DE MANTER A EQUIPE DO CARTÓRIO ATUALIZADA E CAPACITADA.

 

Especializações individuais

Se você tem a sorte de contar com uma equipe que sempre se dedica a estar o mais atualizada possível, ou se seu cartório é de pequeno porte, oferecer cursos diferentes para funcionários específicos talvez seja a melhor ideia.

Isso é interessante porque, dessa forma, um funcionário pode trocar informações aprendidas com o outro.

Além de ser mais vantajoso para os recursos do cartório, isso também estimula a troca de ideias e a interação entre os colegas.

 

Especializações em grupo

Agora, se o seu cartório conta com um time maior, vale a pena oferecer um curso, ou mais, para todo o grupo.

Inclusive, uma dica é encontrar uma plataforma EAD e conversar sobre fechar pacotes com um valor mais em conta.

Assim, você garantirá treinamentos frequentes e com diversas temáticas para sua equipe.

Outra dica!

Se você achar mais interessante, pode selecionar apenas alguns dos que trabalham com você para aproveitar um treinamento.

E, após a conclusão do curso, solicitar que eles compartilhem os conteúdos com os outros colegas.

E isso nos leva ao próximo tópico.

 

Treinamentos internos

Uma iniciativa extremamente benéfica é criar um programa de treinamentos internos no seu cartório.

Defina datas mensais para que os próprios funcionários ministrem palestras aos demais sobre determinado tema atual.

Dessa forma, seu funcionário aprende se preparando e buscando novidades, e os outros também!

Dê um nome para esse programa e motive a todos com algum sistema de bonificação.

Pode ser feita uma votação entre todos para que a melhor palestra seja premiada, por exemplo.

 

Formação especializada

Uma equipe atualizada é essencial, mas de nada adianta tentar fazer isso sem utilizar conteúdos de qualidade de verdade.

Por isso, a melhor forma de deixar o time atualizado, definitivamente, é através de uma Plataforma EAD especializada em cartórios.

O ideal é que essa Plataforma conte com professores de renome e com experiência de atuação na área.

Cursos atualizados com frequência também precisam ser oferecidos nessa plataforma.

Além disso, verifique se os alunos recebem um certificado de conclusão.

Esse documento é uma forma de comprovar a qualidade das aulas e ainda é uma forma de valorizar os conhecimentos adquiridos pelo funcionário.

 

Conclusão

Viu como não é tão complicado manter um time afiado e com os conhecimentos mais atuais da área?

Aqui exploramos modos de fazer isso que exigem investimentos financeiros, e outros mais acessíveis, que não custam nada.

Mas todos são simples de aplicar no dia a dia da serventia!

Comece agora mesmo e conte pra gente os resultados.

Aliás, uma ótima forma de incentivar sua equipe a se atualizar pode ser encaminhando este artigo e indicando o blog da SiplanControl-M.

E outra, que não tem erro, é conhecendo a Academia SPCM: maior e mais completa plataforma EAD em Direito Notarial e Registral.

Acesse e conheça!