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Os avanços tecnológicos, que impactaram as mais diversas empresas, não excluíram a importância da qualidade na comunicação com o cliente. Isso porque o atendimento continua sendo um momento fundamental para que a empresa mantenha uma reputação positiva e de respeito perante o mercado e seus clientes.

Com os cartórios não poderia ser diferente. De fato, o atendimento chama muito mais a atenção do cliente do que qualquer outro aspecto da serventia. O atendimento consiste no fator mais explícito e o que melhor demonstra a qualidade da organização.

Uma comunicação deficiente, portanto, precisa ser cuidadosamente corrigida.

Levando isso em conta, elaboramos 3 dicas que vão promover de uma vez por todas um atendimento de excelência. Confira:

Simpatia e objetividade

Até quem nunca trabalhou em cartórios consegue imaginar o quão sérios e complexos são os seus processos internos. É por isso que investir em simpatia pode ser um diferencial. Assim o cliente se sente mais à vontade dentro desse ambiente, que por vezes é pouco conhecido e compreendido por ele.

Quando o atendente assume uma postura cordial e simpática, o cliente fica menos relutante em pedir explicações, e a comunicação passa a ser bem mais produtiva para ambos, sem contar que esse tipo de tratamento será carinhosamente lembrado e pode render boas indicações do cliente em relação ao cartório.

Mas é claro que nenhuma simpatia deve excluir a objetividade no atendimento, afinal de contas, já realçamos a complexidade que os processos de cartórios geralmente apresentam.

Por isso, é sempre válido ter em mente quais são as informações mais importantes que o cliente precisa receber, sem saturar a comunicação com dados confusos e desnecessários, que podem desgastar o atendimento e causar um esforço dobrado para o atendente.

Atendimento flexível e empático

Talvez esta seja a dica de maior importância para o atendimento em cartório.

Sabemos que o vocabulário jurídico pode ser de difícil compreensão até para quem atua na área. São diversos termos e expressões que não fazem parte do cotidiano da grande maioria da população. Se atentar a isso é imprescindível para um atendimento satisfatório.

Use e abuse da empatia para entender como o seu cliente pode receber as suas informações. Seja flexível para adequar a linguagem aos diversos tipos de clientes que o cartório pode receber.

Transformar o “juridiquês” em uma linguagem acessível é, realmente, uma tarefa desafiadora, mas com certeza trará bons resultados no atendimento ao cliente.

Planejamento e treinamento

Já deu para perceber que o trabalho em cartório não é nada fácil, ainda mais se a sua atuação for em um setor tão importante como o do atendimento.

Trabalhar com atendimento significa representar o cartório diante de seu público, pois é nesse momento que a interação direta com o cliente acontece. E para alcançar excelência na comunicação, nada melhor do que muito planejamento e treinamento.

Um bom planejamento resulta de muito esforço em dominar todos os processos do cartório. Não há como representar algo que você não conhece. Aqui também é válido pensar como os clientes, assumir seu ponto de vista e antecipar eventuais dúvidas que eles possam ter.

Todo feedback da equipe é de muita ajuda para garantir um atendimento cada vez melhor.

E por fim, mas não menos importante: muito treinamento. É bem verdade que a prática leva à perfeição, por isso, é fundamental que o cartório invista na capacitação de seus funcionários, para que o desenvolvimento seja constante.

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