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No artigo anterior falamos de trabalho remoto e nele mostramos ao final do artigo que, para ser bem-sucedido, é necessário que a organização foque nos processos e na plataforma tecnológica a ser usada.

Portanto, seguindo nessa mesma linha, vamos neste artigo falar sobre essa plataforma tecnológica que não só possibilita o trabalho remoto mas traz um conceito ainda mais amplo, centrado nos avanços que a tecnologia atual possibilita. Esse conceito é conhecido como Ambiente de Trabalho Digital (ATD) ou, do inglês, “Digital Workplace”.

O conceito de ATD não é novo também. Nicholas Negroponte, em seu livro “A Vida Digital” (Being Digital) de 1995, afirmava que a tecnologia iria possibilitar a dependência cada vez menor em se estar fisicamente em um determinado lugar e em uma determinada hora, ao invés disso a transmissão do lugar se tornaria possível, ou seja, é como se transmitíssemos as sensações do lugar onde deveríamos estar para o lugar onde estamos. Entretanto, no livro ele não usa o termo ADT, e o mesmo surgiu por volta de 2009 quando vários líderes da indústria começaram a explorar conceitos que iam além da intranet (uso da internet dentro das empresas) numa tentativa de dar diferenciação às suas soluções de intranet. O termo ganhou força em 2012 com o livro “The Digital Renaissance of Work: Delivering digital workplaces fit for the future” de Paul Miller e Elizabeth Marsh.

É importante entender que o conceito ATD vem evoluindo desde sua introdução em 2009-2012 em função dos avanços tecnológicos. No presente momento, 4 fatores contribuem em muito para a aceleração do ADT:

1. Mobilidade
2. Redes Sociais
3. Mineração de Dados/”Big Data”
4. Computação em Nuvem

Um estudo recente nos países avançados revela que 80% dos trabalhadores gastam uma parte do seu tempo trabalhando fora do escritório, e que 29% da força de trabalho global é do tipo “qualquer hora, em qualquer lugar” sendo chamados de trabalhadores da informação e possuindo 3 ou mais dispositivos em mais de um local, bem como uma multiplicidade de aplicativos. Outro fato relevante para a composição do cenário e que contribui para a materialização do ADT, hoje mais do que nunca, é a mobilidade. Hoje existem mais de 1.8 bilhões de “smartphones” e mais de dois terços (2/3) das pessoas utilizam esses dispositivos para obter todo tipo de informação.

E por que adotar ATD?  Porque ele pode habilitar as organizações a se tornarem mais ágeis num momento em que a inovação é um dos principais fatores de diferenciação e competitividade. Além disso, permite o acesso às informações, pessoas e processos de forma segura, rápida e eficaz de qualquer lugar e a qualquer momento. E, por fim, traz de fato resultados positivos como ilustrado nos exemplos públicos abaixo:

• Advocate Health Care economizou cerca de US$ 5 milhões levando sua infraestrutura para a nuvem.
• Walsh Group estimou uma economia de US$ 2,3 milhões por ano ao deixar de configurar o hardware do telefone ou obter dispositivos de videoconferência caros para cada um de seus mais de 150 locais de trabalho. Agora os gerentes de projeto participam de videoconferências por meio de seus laptops, smartphones e tablets.
• Sprint economizou US$ 25 milhões em custos com imóveis e serviços públicos implementando um método de trabalho flexível para sua força de trabalho móvel e reduzindo seu escritório em 50%.

Esses são apenas alguns exemplos públicos do universo Microsoft onde trabalhei por muitos anos, entretanto, as principais consultorias de padrão internacional (Deloitte, Accenture, McKinsey, PwC e outras) possuem dezenas de casos para ilustrar os benefícios do ATD.

Num momento onde a produtividade é cobrada dos cartórios, a adoção de ATD pode ser uma alternativa para atender as demandas de produtividade. E alguns cartórios já adotaram abordagens que fazem parte de conceito ATD. Em recente visita ao 1º Registro de Imóveis, Títulos e Documentos e Civil de Pessoa Jurídica de São José dos Campos, fiquei impressionado com o ambiente de trabalho que muito se aproxima a um verdadeiro Ambiente de Trabalho Digital.

O conceito ATD como mencionado no início é amplo e envolve, mais do que aspectos tecnológicos, uma boa estratégia para produzir os resultados esperados. Entre em contato com a SiplanControl-M que teremos imenso prazer em explorar esse tema em maior profundidade e ver como o mesmo pode ser aplicado ao seu cartório.

Referencias:

1. Advocate Health Care: http://www.microsoft.com/casestudies/Microsoft-Online-Services/Advocate-Health-Care/Health-Provider-Saves-4-Million-Improves-Communications-by-Moving-Email-to-Cloud/4000009334 e http://www.microsoft.com/casestudies/Lync-Online/Advocate-Health-Care/Healthcare-Provider-Drives-Innovation-Improves-Collaboration-with-Cloud-Services/710000002104
2. The Walsh Group: http://www.microsoft.com/casestudies/Microsoft-Office-365-ProPlus/The-Walsh-Group/Construction-Firm-Improves-Anywhere-Access-Reduces-IT-Costs-with-Cloud-Solution/710000002522
3. Sprint: http://www.microsoft.com/casestudies/Microsoft-Office-Communications-Server-2007-R2/Sprint/Telecommunications-Firm-Increases-Mobility-Reduces-Environmental-Impact-with-Unified-Solution/4000006234
4. Being Digital – Nicholas Negroponte
5. Accenture: https://www.accenture.com/us-en/service-workplace-technology-transformation
6. Deloitte: https://www2.deloitte.com/content/dam/Deloitte/mx/Documents/human-capital/The_digital_workplace.pdf
7. Celeridade da Justiça – Corregedor do CNJ cobra maior produtividade de magistrados: http://www.cnj.jus.br/noticias/cnj/84694-corregador-do-cnj-cobra-maior-produtividade-de-magistrados

Autor: Carlos Hulot
É graduado em Física pela Universidade de São Paulo e possui título de Ph.D. em Ciência da Computação e Eletrônica pela Universidade de Southampton no Reino Unido. Ele atua na indústria de tecnologia há quase 30 anos, tendo passagens por empresas como Royal Philips Eletrocnics, PricewaterhouseCoopers, Itaú e Microsoft, além de ter participado de várias startups. A sua experiência profissional é bem diversificada, incluindo atuações em desenvolvimento de sistemas de software, gestão de projetos, gestão de produtos e marketing. É Diretor de Sistemas e Produtos da SiplanControl-M – empresa especializada em soluções tecnológicas para cartórios. carlos.hulot@spcm.com.br